Co to są koszty uzyskania przychodu?

Co to są koszty uzyskania przychodu? Termin ten wraca do nas przynajmniej raz w roku podczas rozliczenia naszego PIT-u. Jak obliczyć koszt uzyskania przychodu? Dlaczego powinno nam zależeć, żeby uwzględnić je w deklaracji podatkowej? 

Koszty uzyskania przychodu pracownika to, najprościej rzecz ujmując, wydatki, które ponosimy, by otrzymać przychody. Przykładem takich kosztów są m.in. koszty dojazdu do pracy. Wypełniając PIT-37, koszty uzyskania przychodu wykazujemy w sekcji D albo w sekcji E na formularzu PIT-36. Dlaczego warto je wykazać? Ponieważ koszty uzyskania przychodu mogą pomóc nam zmniejszyć wysokość podatku. Koszty uzyskania przychodu pozwalają nam pomniejszyć dochód, co przyczynia się do tego, że zapłacimy mniejszy podatek dochodowy Urzędowi Skarbowemu. KUP odejmujemy od całości przychodu i to nam daje równowartość dochodu.

Koszty uzyskania przychodu 2021 utrzymane są na takim samym poziomie jak koszty uzyskania przychodu 2020. Są one uzależnione przede wszystkim od stosunku pracy. Miesięczne koszty uzyskania przychodu mogą wynosić od 250 do 300 zł. Jeśli pracownik mieszka w miejscu, w którym znajduje się jego miejsce pracy, wówczas z jednego stosunku pracy koszty przychodu mogą wynosić 3000 zł, natomiast koszty uzyskania przychodu z dwóch stosunków pracy wyniosą 4 500 zł. Nieco większa stawka kosztów uzyskania przychodów należy się nam, jeśli dojeżdżamy do pracy z innej miejscowości. W tym przypadku podwyższone koszty uzyskania przychodu z jednego stosunku pracy wynoszą 3 600, natomiast w przypadku, gdy mamy równocześnie co najmniej dwa stosunki pracy, wartość kosztów uzyskania przychodów będzie wynosić 5 400 zł. Podane koszty uzyskania przychodu obowiązują od 1 stycznia 2020 do 31 grudnia 2022 roku. 

Warto wiedzieć: Od 1 stycznia 2022 r. wprowadzono reformę ekonomiczno-społeczną zwaną Polskim Ładem. Na jej temat przeczytasz więcej w artykule Nowy Polski Ład.

Zryczałtowane koszty uzyskania przychodu to jednak niejedyna możliwość rozliczenia kosztów. Jeśli dojazd do pracy naraził Cię na większe koszty niż podana kwota ryczałtu, możesz uwzględnić to w swoim rozliczeniu. Warunek jest jeden. Musisz mieć udokumentowane wydatki. W grę wchodzą tu imienne bilety okresowe, dlatego możliwość ta dotyczy takich środków transportu jak autobusy, pociągi, promy czy tramwaje. Nie będziesz mógł jednak tego zrobić, jeśli otrzymałeś już od pracodawcy zwrot kosztów dojazdu i nie zostało to doliczone do przychodów, które podlegają opodatkowaniu.

Kiedy możesz uwzględnić podwyższone koszty uzyskania przychodu? Praca poza miejscem zamieszkania daje Ci taką możliwość. Podwyższone KUP uzyskasz, jeśli Twoje miejsce zamieszkania jest inne niż miejsce pracy. Wynosi ono 300 zł miesięcznie z jednego stosunku pracy, czyli 3600 rocznie. Koszty uzyskania przychodu z dwóch stosunków pracy będą w tym przypadku wynosiły 5400 zł na rok. Warto podkreślić, że nie chodzi tutaj o miejsce zameldowania pracownika, ale o jego rzeczywiste miejsce zamieszkania. Prawo jednak jednoznacznie definiuje, że podwyższone koszty uzyskania przychodu nie mogą być odliczone, jeśli podatnik otrzymuje dodatek za rozłąkę.

Dla każdego pracownika najważniejszy jest zawsze sposób rozliczenia ulgi. Dotyczy to również kosztów uzyskania przychodów. Każda ulga zmniejsza bowiem podstawę opodatkowania i sprawia, że zapłacimy mniejszy podatek dochodowy. Jeśli chcemy rozliczyć podwyższone koszty uzyskania przychodu, niezbędne jest złożenie w firmie oświadczenia, które powinno zawierać informacje na temat miejsca zamieszkania podatnika. Jeśli zryczałtowane koszty uzyskania przychodu są niewystarczające, istnieje możliwość rozliczenia się z faktycznie poniesionych kosztów, które musisz zgodnie z wymogami ustawodawcy odpowiednio udokumentować.

Wyższe koszty uzyskania przychodu otrzymają również osoby, których praca związana jest z przekazaniem praw autorskich. Obowiązują tutaj nieco inne limity.

Dotyczy to kosztów przychodu z działalności wykonywanej osobiście z prawem autorskim.

W przypadku odpowiedniego udokumentowania tu również można odliczyć rzeczywiste poniesione koszty. 

• 20 % w ramach umów-zleceń i umów o dzieło

Ustawowe koszty uzyskania przychodu w ramach umów-zleceń i o dzieło wynoszą z kolei 20%, jeśli chodzi o przychód pomniejszony o potrącone przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne. Takie rozwiązanie dotyczy najczęściej działalności artystycznej, literackiej, naukowej i trenerskiej. 

Skoro już wiesz, ile wynoszą koszty uzyskania przychodu, łatwo obliczyć swój dochód. PIT elektroniczny umożliwia Ci to automatycznie. Wypełniając formularz i uzupełniając przychód oraz odpowiednią rubrykę KUP, otrzymujesz wartość dochodu pomniejszoną o odpowiednie ulgi i podatki. Pojęcia przychód a dochód potocznie używane są zamiennie, ale to duży błąd. W ujęciu księgowym nie oznaczają tego samego i nigdy nie powinny być mylone. Przychód to wartość, która uzyskujesz na podstawie umowy o pracę lub ze sprzedaży towarów i usług, natomiast dochód w PIT to wartość przychodu pomniejszona o poniesione koszty. 

Ustawodawca może ściśle określić możliwe źródła przychodu. W Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych podaje, że źródłem przychodów mogą być m.in.wpływy pochodzące z:

• umowy o pracę, emerytury lub renty;
• działalności wykonywanej osobiście;
• działalności gospodarczej;
• działalności rolnej;
• pozarolniczej działalności gospodarczej;
• sprzedaży lub wynajmu nieruchomości.

Dochód jest więc przychodem pomniejszonym o koszty. Czym mogą być koszty podczas prowadzenia działalności gospodarczej? To wszystkie realnie poniesione wydatki na towary lub usługi, które nabywamy, aby prowadzić lub rozwijać firmę. Mogą to być np. wydatki na sprzęt i maszyny, koszty domeny internetowej, wynajmu lokalu czy opłaty za telefony i internet. Nie ma tutaj w zasadzie ograniczeń – są to wszystkie wydatki, które ponosimy, by osiągnąć przychody, jednak warto pamiętać o tym, że istnieją pewne koszty, które ustawodawca wykluczył i przedsiębiorca nie może ich odliczyć od podatku.

Dowodem poniesionych kosztów są odpowiednie faktury lub inne dokumenty księgowe oraz umowy cywilnoprawne. 

Prowadzisz firmę? Sprawdź czym jest biała lista podatników VAT.

Ustawodawca nie definiuje wprost, jakie wydatki można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów. Dla przedsiębiorców kosztami uzyskania przychodów jest m.in. opłata recyklingowa, z kolei dla pracodawców takimi kosztami będą poniesione przez nich wydatki na pracowników czy pracownicze programy emerytalne. Najpopularniejsze koszty będą związane z następującymi wydatkami:

Prowadząc działalność gospodarczą we własnym domu, mamy również prawo częściowo odliczyć koszty uzyskania przychodu. Może to być czynsz oraz wydatki na media. Jak obliczyć koszt uzyskania przychodu w tej sytuacji? Należy wykazać, jaką część powierzchni lokalu wykorzystujemy do prowadzenia firmy i proporcjonalnie zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów. Wiele kosztów przedsiębiorca może samodzielnie uzasadnić wobec Urzędu Skarbowego i nie powinno być z tym żadnych problemów, jeśli argumentacja będzie logiczna i racjonalna. 

Mimo że pracodawca nie wymienia wszystkich kosztów, które możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, to jednoznacznie definiuje wydatki, których do KUP zaliczyć nie można. Chodzi tu przede wszystkim o:

• podatek dochodowy;
• wydatki na nabycie gruntów; 
• odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego, które w przypadku aut elektrycznych przekraczają kwotę 225 tys. a dla pozostałych 150 tys. zł;
• odpisy i wpłaty na stworzone przez podatnika fundusze;
• wydatki na spłatę kredytów, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek; 
• grzywny i kary finansowe wynikające z postępowania karnego, skarbowego lub administracyjnego;
• odsetki od tych grzywien i kar;
• odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat;
• wydatki na reprezentację, w szczególności na usługi gastronomiczne; 
• wydatki pracodawcy na działalność socjalną;
• i wiele innych.

Koszty uzyskania przychodów 2021 dotyczą podatników, którzy jako formę rozliczenia się z Urzędem Skarbowym wybrali zasady ogólne lub podatek liniowy. Umowa o pracę koszty uzyskania przychodu pozwala rozliczyć ryczałtem. Koszty uzyskania przychodów, które pracodawca jako płatnik może zastosować przy ustalaniu zaliczki na podatek z wynagrodzenia pracownika, są najczęściej w ten sposób rozliczane. Oczywiście należy uwzględnić, czy pracownik jest jednoetatowcem, czy uzyskuje przychód z więcej niż jednego stosunku pracy. W przypadku umów o dzieło i umowy-zlecenia wygląda to trochę inaczej. W 2021 roku ustawowe koszty uzyskania przychodów dla umów-zleceń i umów o dzieło wynoszą 20% przychodu, który płatnik pomniejsza o potrącone ze środków podatnika składki na ubezpieczenia społeczne w konkretnym miesiącu.

Niezależnie od tego, jaką firmę prowadzisz, warto zadbać o jej bezpieczeństwo i wybrać ubezpieczenie dopasowane do profilu Twojej działalności. Dzięki temu nie pozwolisz, by chwilowe trudności przełożyły się na brak płynności finansowej. CUK Ubezpieczenia oferuje bogaty pakiet ubezpieczeń od różnych towarzystw ubezpieczeniowych oraz pełne wsparcie merytoryczne podczas wyboru odpowiedniej polisy. W naszej ofercie znajdziesz ubezpieczenie firmy, które jest doskonałym zabezpieczeniem majątku oraz ubezpieczenie sprzętów elektronicznych i ubezpieczenie OC dla firm. Możesz także zdecydować się na ubezpieczenie floty samochodowej oraz OC zawodu.Więcej o ubezpieczeniu firmy możesz przeczytać w naszym artykule Ubezpieczenie firmy, Cargo i flota.

W przypadku jakichkolwiek pytań skontaktuj się z naszą infolinią lub agentem ubezpieczeniowym w placówce CUK. Pamiętaj, że nasze polisy możesz również wykupić online.