Biała lista podatników VAT

Nie każda firma jest płatnikiem VAT. Wpis do rejestru płatników podatku od towarów i usług wykonuje urząd skarbowy, ale to na firmie spoczywa obowiązek weryfikacji, czy kontrahent jest podatnikiem VAT lub, czy podany przez niego rachunek na fakturze jest taki sam, jak w dokumentacji państwowej. Dowiedz się, czym jest biała lista podatników VAT i jak można sprawdzić, kto się na niej znajduje. 

Od września 2019 roku ustawodawca wprowadził do użytku bazę danych umożliwiającą sprawdzenie, kto jest czynnym podatnikiem VAT. Biała lista podatników VAT powstała z myślą zarówno o osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jak i prawnych. To jednak nie wszystko, istotny jest również numer rachunku, na który jest przelewana należność za fakturę. Według przepisów taka informacja powinna być ogólnodostępna w państwowych rejestrach. Co więcej, to podmiot wykonujący opłatę za należność na niewłaściwy rachunek także poniesie konsekwencje. Można to zrozumieć jako częściowe przeniesienie odpowiedzialności za uszczelnienie systemu podatkowego na osoby prowadzące działalność gospodarczą, gdyż teraz to firmy powinny zadbać o prawidłową weryfikację kontrahentów oraz rachunków bankowych, na które przelewane są należności za usługę czy dostarczony towar. Biała lista rachunków bankowych pozwala na łatwe sprawdzenie, który przedsiębiorca jest czynnym płatnikiem VAT oraz jaki rachunek rozliczeniowy jest podany jako właściwy dla firmy.

Internetowa wyszukiwarka czynnych podatników VAT zawiera informacje

W zależności czy wyszukiwanie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, czy np. spółek, inne parametry pojawią się podczas wyszukiwania. Zanim podejmiesz współpracę z firmą deklarującą się jako czynny płatnik podatku VAT, sprawdź najpierw białą listę. Może Cię to uchronić od kilku nieprzyjemnych sytuacji.

Wyszukiwarka podatników VAT to narzędzie dostępne online. Zasada jego działania jest bardzo prosta. Można znaleźć ją na stronach rządowych zakończonych na „gov.pl”. Firmy uwzględnione na białej liście można wyszukiwać po

Nie trzeba nawet znać pełnych danych firmy, wystarczy tylko wpisać kilka pierwszych znaków, a wyszukiwarka wyświetli pasujące wyniki. Dzięki temu w łatwy sposób można sprawdzić, czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i, czy jest właścicielem firmowego rachunku bankowego.

Wpis do białej listy czynnych podatników VAT jest uwarunkowany tym, czy dana firma dopełniła formalności związanych z wypełnieniem formularza VAT-R i zaznaczeniem odpowiedniej opcji w formularzu rejestracyjnym. W przypadku firm starających się o status aktywnego płatnika VAT możliwe jest to w następujących sytuacjach:

Ustawodawca przewidział również listę działalności, które są zwolnione z rejestracji jako podatnik VAT. Zgłoszenie do rejestru wykonuje się przez złożenie formularza VAT-R do właściwego urzędu skarbowego. Jeśli dokumenty zostały prawidłowo wypełnione, już w ciągu kilku dni właściciel firmy powinien mieć możliwość znalezienia swoich danych na białej liście rachunków bankowych.

Najpierw należy przeanalizować sytuację, ponieważ w praktyce może być kilka powodów, z których brakuje Twoich danych w ewidencji podatników VAT. Sprawdź, czy:

W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą częstą praktyką jest używanie swojego dotychczasowego rachunku rozliczeniowego również do celów firmowych. Co do zasady, nie istnieje obowiązek, aby osoby fizyczne prowadzące firmy zakładały dedykowane konto dla przedsiębiorców. Problem rodzi się wraz z białą listą rachunków bankowych i wystawianiu dokumentów sprzedażowych na kwotę opiewającą powyżej 15 tys. zł brutto. W wyszukiwarce nie pojawią się numery kont, które są prywatne. Mamy wtedy do czynienia z dwoma sytuacjami:

W jaki sposób można to naprawić? Jeśli osoba prowadząca działalność gospodarczą używała dotychczas prywatnego rachunku bankowego, powinna założyć konto firmowe w preferowanym przez siebie banku. Po tym, jak uda się przedsiębiorcy założyć firmowy rachunek bankowy, należy wypełnić formularz CEIDG albo NIP oraz dostarczyć go do właściwego urzędu skarbowego. Jeśli rejestracja była poprawnie wykonana, informacje na białej liście rachunków bankowych VAT powinny pojawić się w ciągu kilku dni. Ponadto w przypadku, gdy w wyszukiwarce są podane błędne dane dotyczące Twojej firmy, należy skontaktować się z Szefem Krajowej Administracji Skarbowej. 

W wyszukiwarce białej listy podatników VAT znajdują się nie tylko osoby, które są aktywnymi płatnikami podatku od towarów i usług. Można tam również wyszukać podmioty zwolnione z VAT, jak i te, które zostały wykreślone przez urząd skarbowy, a później udało im się ponownie uzyskać wpis do ewidencji podatników VAT. Choć takie narzędzie może okazać się praktyczne, zwłaszcza przy weryfikacji kontrahentów, ma również swoją drugą stronę. Choć biała lista gov.pl jest dostępna od września 2019, to z dniem 01.01.2020 nakłada dodatkowe obowiązki na osoby prowadzące firmę. Od tego czasu w trakcie współpracy z kontrahentem i w chwili otrzymania faktury na płatność powyżej 

15 tys. zł, czyli takiej, która powinna zostać obarczona mechanizmem podzielonej płatności "split payement", należy sprawdzić, czy jego rachunek znajduje się na białej liście.

Należy mieć świadomość, że w przypadku gdy zostanie wykonana płatność na rachunek, którego nie ma na białej liście, a więc też nie został podany do CEIDG czy formularza NIP, mogą grozić konsekwencje. Firma może być ukarana:

Firma wpłacająca należność na konto, które nie jest zweryfikowane, ponosi odpowiedzialność za podatek VAT oraz dochodowy, w momencie gdy wystawca faktury nie zapłaci należności do urzędu skarbowego. Oczywiście pod uwagę brane są tylko podatki w ramach danej transakcji.

W konsekwencji zaraz po wprowadzeniu białej księgi VAT firmy masowo odmawiały dokonania płatności za fakturę na rachunek, którego nie można było znaleźć w wyszukiwarce podatników VAT dostępnej online na rządowej stronie. Choć ich obawy w związku z ewentualnymi reperkusjami ze strony fiskusa były jak najbardziej uzasadnione, to jak już wiadomo, nie każdy aktywny płatnik VAT miał swój rachunek umieszczony w rejestrze. W związku z tym, osoby prowadzące działalność gospodarczą i wystawiające faktury powyżej limitu, przy którym nie trzeba stosować mechanizmu podzielonej płatności, zaczęły zakładać firmowe konta.

Kolejna trudność, z którą spotkali się właściciele firm, dotyczyła płatności faktoringowych lub cesji. W świetle przepisów związanych z białą listą podatników VAT, numer, na który należało przelać pieniądze za wykonanie danej usługi czy sprzedaż towaru, powinien być taki sam, jak w wyszukiwarcebiałej listy podatników VAT. W konsekwencji uniemożliwiało to stosowanie się do umów faktoringowych czy opłacanie scedowanych należności. Po wykazaniu tych nieprawidłowości przygotowano zmiany w ustawodawstwie, które zostały podpisane przez Prezydenta w czerwcu 

2020 roku. Od tego czasu, jeśli kontrahent przedstawi wcześniej informację o rachunku cesyjnym czy faktoringu, nie będzie narażony na karę.

Przy prowadzeniu firmy nie trudno o chwilę zapomnienia, wszak każdy przedsiębiorca jest tylko człowiekiem, a rzeczą ludzką jest się mylić. Może się tak zdarzyć, zwłaszcza w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, w której nie ma działu księgowości mogącego weryfikować wpisany na fakturze numer konta w wyszukiwarce czynnych podatników VAT. Teraz tak naprawdę trzeba zachować spokój i jak najszybciej poprawić błąd. W dobie pandemii COVID-19 fiskus daje dokładnie 14 dni na zgłoszenie płatności do kontrahenta, u którego nie ma lub widnieje inny rachunek bankowy na białej liście przedsiębiorców. Po wykonaniu takiego zgłoszenia nie musisz obawiać się, że skarbówka nałoży na Ciebie karę z tego tytułu. W sytuacji gdy minęło więcej czasu od płatności, a właściciel firmy zorientował się później, że zaszła jakakolwiek pomyłka, niestety może zostać ukarany.

Ministerstwo Finansów zaleca, aby w dzień dokonywania płatności na bieżąco sprawdzać firmy wskazane na fakturze, nawet jeśli już wcześniej była opłacana faktura dla danego kontrahenta. Skąd ta ostrożność? Otóż wyszukiwarka podatników VAT jest codziennie aktualizowana. Może się zdarzyć, że przez ten czas wystawiający fakturę zdążył już zmienić numer konta, a na dokumencie sprzedażowym, który Ty otrzymałeś, nadal widnieje wcześniej używany rachunek bankowy. Należy pamiętać, że w razie, gdy kontrahent nie znajdzie się na białej liście podatników VAT, firma mająca opłacić należność powinna z nim się skontaktować, aby wyjaśnić sytuację. Warto również pomyśleć, w jaki sposób działać w przypadku, gdy to Ty zmienisz numer konta firmowego. Wtedy należy jak najszybciej zgłosić taką informację do właściwych organów. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych będzie to CEIDG, a w przypadku spółek – KRS. W innej sytuacji prowadzący firmę mogą sami narazić się na komplikacje z płatnością.

Jak już wiesz, sankcje grożą za wykonanie płatności powyżej 15 tys. zł brutto na rachunek, który nie pojawia się na białej liście kont. W związku z tym można śmiało stwierdzić, że opłacenie dokumentów sprzedażowych na niższą kwotę nie powinno generować problemów. Wynika to z tego, że nie każdy prowadzący działalność gospodarczą musi znaleźć się w wyszukiwarce podatników VAT. Wystarczy, że nie wypełni formularza VAT-R, którego firmy zwolnione z VAT nie mają obowiązku składać. Czy to oznacza, że nie mogą działać i wystawiać dokumentów sprzedażowych? Nie. Jedynie przy fakturach opiewających na kwotę wyższą niż 15 tys. zł brutto będą musiały podjąć decyzje o wpisie do wyszukiwarki podatników VAT.

Zazwyczaj przelew czy płatność są utożsamiane z jedną fakturą. Rodziłoby to możliwość wystawienia kilku dokumentów sprzedażowych, gdzie każdy z osobna miałby wartość poniżej 15 tys. zł brutto, natomiast policzone razem mogłyby być równe lub większe niż podana kwota. W związku z tym wiele firm zastanawia się: Jak weryfikować tego typu faktury? Czy rachunek takiego kontrahenta powinien znajdować się na białej liście podatników VAT, skoro kwota faktury nie wymaga użycia mechanizmu podzielonej płatności? Odpowiedź na to pytanie nie jest oczywista. Administracja skarbowa może potraktować jako jedną transakcję wykonanie kilku płatności za odrębnie wystawione dokumenty sprzedażowe. Jak to możliwe? Zachodzi to wtedy, gdy w ramach współpracy między jednym podmiotem a drugim wykonywana jest jednolita usługa, w której określono płatność za kilka etapów. Upraszczając, można podać przykład wykonania placu brukowego przez firmę A dla firmy B. Roboty brukarskie zostały wycenione na kwotę powyżej 15 tys. zł brutto, jednak za każdy zakończony etap w postaci przeprowadzenia wykopu, wyrównania ziemi, utwardzenia i ułożenia bruku, firma A wystawiała fakturę o wartości mniejszej niż 15 tys. zł brutto. Mimo że przedsiębiorstwo B opłacało należność za osobne dokumenty sprzedażowe, to administracja skarbowa może potraktować takie operacje jako jedną transakcję. Wtedy, jeśli firma B nie znajduje się na białej liście podatników VAT, na oba podmioty mogą zostać nałożone sankcje. W rezultacie każda płatność wykonana w ramach danej umowy o współpracy powinna być dokonana na konto zweryfikowanego kontrahenta w ewidencji podatników VAT.

Ogólnodostępna ewidencja czynnych podatników VAT nie wiąże się jedynie z obowiązkami i ewentualnymi sankcjami ze strony państwa. Warto zwrócić uwagę także na pozytywną stronę możliwości korzystania z tego narzędzia. Dzięki takim rejestrom możliwe jest zweryfikowanie kontrahenta nawet przed podjęciem współpracy. Dostępność do danych firmowych związanych ze statusem podatnika od towarów i usług może okazać się pomocne. Obecność firmy w ewidencji czynnych podatników VAT może dawać pewnego rodzaju przewagę na rynku. Zwłaszcza w sytuacji, gdy tak wiele przedsiębiorstw obawia się ewentualnych sankcji ze strony administracji skarbowej. Firma, która ma swój rachunek na białej liście, jest bardziej wiarygodnym kontrahentem.

Prowadzenie biznesu to podejmowanie wielu ryzykownych decyzji. Wraz z nowo pojawiającymi się przepisami, właściciele firm czują się coraz mniej pewnie. W takich sytuacjach niezmiernie ważne jest zadbanie o odpowiednie zabezpieczenie. Niejeden właściciel firmy lepiej spałby, gdyby miał zapewnioną ochronę prawną. W ten sposób nawet w przypadku niedopełnienia pewnych formalności prowadzący biznes może skorzystać z pomocy. Ubezpieczenie firmowe to kolejny sposób na to, aby zadbać o płynność finansową działalności nawet podczas niesprzyjających okoliczności. Przewoźnicy oraz firmy dysponujące wieloma samochodami skorzystają na zabezpieczeniu floty. Zadzwoń lub skontaktuj się z nami online, chętnie podpowiemy Ci, jakie nasze rozwiązania mogą być dobre dla Twojego biznesu.