2025-04-28

Jak założyć firmę transportową?

Dowiedz się, jakie wymogi musisz spełnić, aby zalożyć firmę transportową.

Jak założyć firmę transportową?

Planujesz otworzyć własny biznes i zastanawiasz się, jak założyć firmę transportową? Z tego tekstu dowiesz się jak krok po kroku to zrobić, czym różni się proces otwierania firmy transportowej, wykorzystującej pojazdy o DMC od 2,5 do 3,5 tony od tej posiadającej cięższe pojazdy, a także jakie dokumenty trzeba przygotować.

Najważniejsze informacje:

  • Zakładanie firmy transportowej podlega regulacjom. Kandydat na przedsiębiorcę musi mieć minimum 18 lat, obywatelstwo polskie lub odpowiedni tytuł pobytowy w przypadku cudzoziemca, a także spełnić odpowiednie warunki.
  • Oprócz rejestracji firmy, złożenia wniosku o nadanie numeru NIP i dopełniania formalności w ZUS trzeba uzyskać certyfikat kompetencji zawodowych, który jest podstawą do uzyskania licencji transportowej.
  • Zakładanie firmy transportowej, która będzie bazować na pojazdach o DMC od 2,5 do 3,5 tony różni się nieco od startu tych przedsiębiorstw, które będą wykorzystywać ciężarówki. Podstawowa różnica polega na konieczności zdobycia licencji transportowej przez firmy z pojazdami o DMC powyżej 3,5 ton. W przypadku firmy wykorzystującej busy i działającej na terenie kraju nie trzeba tego robić. Od 2022 roku wymaga się jednak zdobycie licencji wspólnotowej w przypadku prowadzenia międzynarodowej działalności transportowej z użyciem pojazdów o DMC od 2,5 do 3,5 tony.
  • Zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego uzyskuje się w starostwie powiatowym. Jest wymagane w przypadku krajowego przewozu drogowego pojazdami o DMC przekraczającej 3,5 tony. Z kolei licencja transportowa (wspólnotowa), o którą wnioskuje się u Głównego Inspektora Transportu Drogowego, jest wymagana do międzynarodowego przewozu osób oraz rzeczy.
  • W przypadku firmy transportowej warto rozważyć rejestrację jako czynny podatnik VAT ze względu na specyfikę branży. Kontrahenci chętnie podejmują współpracę z VATowcami.

Kto może otworzyć firmę transportową?

Tak naprawdę każdy, kto ukończył 18 lat i ma obywatelstwo polskie oraz spełni określone wymagania i uzyska odpowiednie zezwolenia, może założyć jednoosobową firmę transportową. W przypadku obcokrajowców muszą oni mieć odpowiedni tytuł pobytowy.

Jakie wymagania musi spełnić kierowca prowadzący firmę transportową?

Oprócz wymaganego wieku trzeba spełnić pewne kryteria, by założyć firmę transportową. Kandydat na właściciela takiego przedsiębiorstwa:

  • nie może być karany za przestępstwa umyślne karne skarbowe oraz przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, obrotowi gospodarczemu, wiarygodności dokumentów, ochronie środowiska;
  • nie może być objęty zakazem wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego.

Ponadto musi spełniać warunki:

  • mieć stałą i rzeczywistą siedzibę;
  • uzyskać: certyfikat kompetencji zawodowych, zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, licencję wspólnotową lub licencję na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy;
  • mieć zdolność, zapewniającą płynność finansową firmy (w danym roku kalendarzowym trzeba mieć zabezpieczenie w postaci 9 000 EUR na pierwszy pojazd oraz 5 000 EUR na każdy dodatkowy).

Ważne!

Zakładanie i prowadzenie firmy transportowej reguluje Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Od czego zacząć zakładanie firmy transportowej?

Najlepiej zacząć od tzw. biznesplanu oraz analizy rynku pod kątem tego, jaki rodzaj usług będzie przynosił Ci największe korzyści finansowe. Warto przemyśleć i zdawać sobie sprawę z kosztów zakładania firmy transportowej. Oprócz zakupu pojazdów musisz liczyć się z tym, że trzeba kupić ubezpieczenie ciężarówki lub innego pojazdu wykorzystywanego w firmie oraz polisę OC przewoźnika drogowego. Dodatkowo trzeba też pokryć koszty księgowości, wynajmu biura, rachunku bankowego, usług telekomunikacyjnych itd. Warto wiedzieć, że wyższe są koszty prowadzenia firmy transportowej, wykorzystującej do przewozu ciężarówki niż w przypadku tych, które jeżdżą na lżejszych pojazdach. Zakładając takie przedsiębiorstwo, trzeba liczyć się z koniecznością wyłożenia kwoty od 50 000 zł w przypadku jednoosobowych działalności do nawet kilkuset tysięcy złotych dla większych firm.

Jeszcze przed podjęciem zasadniczych kroków, by założyć firmę transportową, dobrze jest uzyskać certyfikat kompetencji zawodowych. Dzięki niemu będziesz mógł podjąć działalność w obszarze transportu drogowego i uzyskać licencję przewoźnika drogowego. Przepisy mówią, że chociaż jedna osoba, prowadząca tego typu przedsiębiorstwo musi mieć taki certyfikat. By go uzyskać, trzeba najpierw zdać egzamin, którego koszt to 800 zł. Przeprowadza go komisja egzaminacyjna przy Instytucie Transportu Samochodowego (ITS).

Dopasujemy ubezpieczenie firmowe do Twoich potrzeb. Zostaw kontakt, a zadzwonimy do Ciebie.

Jakie są rodzaje firm transportowych?

Tak naprawdę formalności różnią się w zależności od tego, jaki rodzaj przewozu ma oferować firma. Inne wymagania są wobec firm, w których flotach znajdują się busy (czyli pojazdy o DMC od 2,5 do 3,5 t), a inne dla tych, które bazują na ciężarówkach (czyli pojazdach o DMC powyżej 3,5 t). W kolejnej części tego tekstu dowiesz się, jakie to różnice.

Jak założyć firmę transportową do 3,5 tony?

Mając certyfikat kompetencji zawodowych, można przystąpić do kolejnych etapów zakładania firmy transportowej. Oto kilka ważnych kroków.

  • 1
    Rejestracja firmy

    Jeśli zdecydowałeś się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółki cywilnej, musisz zarejestrować się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Z kolei, gdy wybrałeś spółkę osobową czy kapitałową, czekają Cię formalności w Krajowym Rejestrze Sądowym.

    Musisz przygotować wniosek z:

    • informacjami o firmie,
    • formami opodatkowania,
    • kodami PKD, określającymi zakres działalności firmy.
  • 2
    Składanie wniosku o nadanie numeru NIP

    Do Urzędu Skarbowego trzeba złożyć wniosek o nadanie Numeru Identyfikacji Podatkowej, czyli NIP, a także odnośnie do formy opodatkowania. Jeśli firma ma prowadzić transport drogowy zagraniczny, trzeba też wystąpić o nadanie numeru NIP EU, dzięki któremu będzie można rozliczać się bez 23% stawki VAT. 

  • 3
    Formalności w ZUS

    W ciągu 7 dni od założenia firmy trzeba złożyć wniosek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Osoby, które zdecydowały się na jednoosobową działalność gospodarczą, mogą wybrać tzw. mały ZUS. To obniżenie składki na ubezpieczenie społeczne dla początkujących przedsiębiorców. Co ważne, wspólnicy zakładający spółkę nie mogą zdecydować się na taką opcję.

  • 4
    Uzyskanie licencji transportowej

    W przypadku firmy transportowej, która wykorzystuje pojazdy o DMC od 2,5 do 3,5 tony i prowadzi działalność na terenie kraju, nie jest wymagana licencja transportowa. Jednak w przypadku prowadzenia transportu międzynarodowego trzeba ją zdobyć. 

Ważne!

Przez długi czas prowadzenie firmy transportowej z pojazdami o DMC do 3,5 tony różniło się znacznie od funkcjonowania przedsiębiorstw, wykorzystujących pojazdy ciężkie. Zmieniło się to jednak 22 maja 2022 roku. Wprowadzono Pakiet Mobilności, czyli m.in. regulacje mówiące o tym, że przy transporcie międzynarodowym pojazdami o DMC od 2,5 do 3,5 tony również wymagana jest licencja wspólnotowa, a żeby ją uzyskać trzeba mieć certyfikat kompetencji zawodowej, siedzibę firmy, dobrą reputację oraz odpowiednią zdolność finansową.

Jak założyć firmę transportową powyżej 3,5 tony?

Kolejne etapy zakładania takiego przedsiębiorstwa są podobne, jak w przypadku tych firm, które wykorzystują busy, jednak bardziej skomplikowane. Trzeba zarejestrować firmę w Urzędzie Skarbowym czy uzyskać numer PKD, certyfikat kompetencji zawodowych. 

Konieczne jest też uzyskanie licencji transportowej, niezależnie od tego czy usługi świadczone są na terenie kraju, czy na arenie międzynarodowej. To podstawowa różnica w przypadku zakładania firmy transportowej do 3,5 tony i powyżej 3,5 tony. Ten dokument potwierdza, że firma może przewozić osoby lub towary. Przypisywana jest do konkretnej firmy. O licencję na transport krajowy można ubiegać się w starostwie powiatowym, właściwym ze względu na siedzibę.Zastanawiasz się, jak założyć firmę transportową międzynarodową? Trzeba wtedy uzyskać licencję wspólnotową na transport międzynarodowy w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego. Licencja wydawana jest na 5 lat lub dłużej. 

Ważną różnicą są uprawnienia kierowców. Ci prowadzący ciężarówki muszą mieć inne prawo jazdy (kategorii C lub C+E) niż kierowcy busów, którym wystarczy tylko prawo jazdy kategorii B.

Jakich dokumentów potrzebujesz, aby założyć firmę transportową?

Podsumowując, przedsiębiorca, który chce założyć firmę transportową, potrzebuje następującą listę dokumentów:

  • zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego,
  • certyfikat kompetencji zawodowych przewoźników drogowych;
  • licencja wspólnotowa lub licencja krajowa na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy (w przypadku wykorzystywania pojazdów o DMC przekraczającej 3,5 tony),
  • oświadczenie o niekaralności,
  • zaświadczenie o nadaniu numeru NIP i REGON,
  • zgłoszenie działalności do ZUS,
  • wykaz pojazdów (firma musi mieć przynajmniej jeden pojazd zarejestrowany lub wprowadzony do ruchu i dopuszczony do użytkowania),
  • dokumenty potwierdzające zdolność finansową (firma musi mieć środki, które zapewnią jej płynność).

Jaką formę działalności wybrać dla firmy transportowej? Jednoosobowa działalność gospodarcza a spółka

Zastanawiasz się, co jest korzystniejsze w kontekście takiego przedsiębiorstwa: JDG czy spółka? Małe firmy początkowo decydują się na jednoosobową działalność gospodarczą. Jeśli chodzi o tę formę, nie trzeba mieć kapitału początkowego. Nie ma też obowiązku prowadzenia pełnej księgowości. Dodatkowo łatwo jest uzyskać dotację z urzędu pracy. Minusem jest jednak to, że prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, odpowiada się całym majątkiem.

Z kolei w przypadku spółki z o.o. wspólnicy chronią prywatne majątki i nie odpowiadają w ich ramach za zobowiązania wobec wierzycieli. Po to utworzony jest majątek spółki z wkładów wspólników. Jednak w przypadku spółki konieczne jest prowadzenie księgowości według ustawy o rachunkowości, a także sporządzanie na koniec roku sprawozdania finansowego, które składa się w urzędzie skarbowym oraz sądzie rejestrowym. Oprócz tego, zakładając spółkę, trzeba wnieść kapitał zakładowy, który wynosi minimum 5000 zł.

Jaka jest najlepsza forma opodatkowania dla firmy transportowej?

Jedną z decyzji, które trzeba podjąć, zakładając firmę transportową, jest ta odnośnie do formy opodatkowania. Warto się nad tym bardzo zastanowić, ponieważ dokonywanie zmian nie jest proste. Można to robić tylko raz w roku, pamiętając o określonym terminie granicznym. Firmy transportowe mogą zdecydować się na:

  • opodatkowanie na zasadach ogólnych;
  • podatek liniowy;
  • ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Najlepszym rozwiązaniem dla firm, które nie przewidują przekroczenia pierwszego progu skali, jest opodatkowanie na zasadach ogólnych (17%), gdzie podatek obliczany jest od dochodu (przychody pomniejszone o koszty). Przedsiębiorstwa, które przekroczą próg, płacą podatek 32%. 

Z kolei podatek liniowy przewiduje stałe opodatkowanie dochodu (19%). Minusem jest jednak brak możliwości korzystania z ulg. 

Jeśli chodzi o ryczałt, to opodatkowane są przychody. Stawka wynosi 5,5% lub 8,5%. Tak jak w przypadku podatku liniowego nie można korzystać ze wszystkich ustawowych ulg.

Jaki kod PKD wybrać?

W firmach transportowych najczęściej jako główny kod PKD wybiera się 49.41.Z - Transport drogowy towarów. Obejmuje on takie usługi, jak:

  • transport towarów masowych,
  • artykułów zamrożonych lub schłodzonych,
  • inwentarza żywego,
  • towarów ciężkich,
  • samochodów,
  • dłużyc,
  • odpadów,
  • materiałów wtórnych.

Jednak można zdecydować się na wybór większej liczby kodów, jeśli firma ma w przyszłości świadczyć usługi o szerokim zakresie. Inne rodzaje wykorzystywane w branży to kod 52.21.Z, czyli działalność usługowa wspomagająca transport lądowy, a także 52.29.C – działalność oferująca usługi z zakresu pośrednictwa w transporcie rzeczy.

Czy przedsiębiorcy muszą być VATowcami?

W branży transportowej obowiązują takie zasady, jak w innych. Jeśli w roku podatkowym firma nie wygeneruje przychodów powyżej 150 000 zł, nie musi być VATowcem. Dopiero po przekroczeniu tego progu trzeba się zarejestrować jako podatnik VAT. 

Jednak odbiorcy usług w branży transportowej są nierzadko firmami, którym zależy na odliczeniu podatku VAT. Właśnie dlatego, nawet jeśli przedsiębiorstwo nie ma przychodów powyżej 150 000 zł rocznie, warto zastanowić się nad tym, czy nie korzystniej jest zostać czynnym podatnikiem VAT.

Czy można ubezpieczyć firmę transportową?

Branża transportowa wiąże się ze szczególnym ryzykiem. Firmy ubezpieczeniowe wychodzą naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorstw, proponując polisy, które zapewnią odpowiednią ochronę finansom. Ubezpieczenia transportowe to szeroki segment usług. Oprócz OC przewoźnika, które jest przydatne w wielu nieprzewidzianych sytuacjach, takich jak kradzież, uszkodzenie ładunku czy opóźnienie dostawy trzeba też pamiętać, by kupić ubezpieczenie floty pojazdów. Pamiętaj, że składka będzie zależeć od zakresu usług czy charakteru pracy. Na przykład ubezpieczenie taxi będzie droższe niż polisa samochodu osobowego, ponieważ towarzystwa kalkulują ryzyko ubezpieczeniowe i od właścicieli takich samochodów pobierają więcej pieniędzy. 

Jeśli Twoja flota jest duża i interesujesz się rozbudowanym ubezpieczeniem transportowym, to zapraszamy do placówek CUK lub na infolinię. Jeśli jednak szukasz tylko podstawowej polisy komunikacyjnej, to zapraszamy do naszego kalkulatora. Porównywarka OC i AC to szybki sposób, by wyliczyć składki dla wybranego pojazdu w różnych towarzystwach, zorientować się w ofertach na rynku, ale i by kupić wybraną polisę online. 

FAQ:

  • 1
    Ile zarabia firma transportowa?

    Właściciel firmy transportowej zarabia średnio 14 tysięcy złotych (dane na koniec 2023 roku). Jedna czwarta właścicieli firm osiąga z kolei zarobki powyżej 21 tysięcy złotych miesięcznie. Trzeba jednak zaznaczyć, że koszty prowadzenia takiego przedsiębiorstwa są bardzo duże.

  • 2
    Ile jest obecnie firm transportowych w Polsce?

    Według danych z czerwca 2024 roku firm z licencją na transport międzynarodowy było 45 490. Eksperci mówią o trwającym od połowy 2023 spowolnieniu w branży.

Oceń artykuł

5.00
(1)

Wpisz datę końca polisy

  • przypomnimy Ci o zbliżającym się końcu ochrony
  • przedstawimy najszerszy zakres polisy w najlepszej cenie na rynku