Jednoosobowa działalność gospodarcza – czym jest i jak ją założyć?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to jedna z form prawnych prowadzenia przedsiębiorstwa. To właśnie ją najczęściej wybierają osoby, które planują założyć własną firmę. Pod względem formalnym rozpoczęcie prowadzenia biznesu nie jest zbyt skomplikowane. Warto jednak dowiedzieć się na ten temat więcej, by uniknąć błędów typowych dla początkujących.

Zgodnie z definicją jest to zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Najważniejszym elementem jest tutaj sformułowanie „we własnym imieniu”. To właśnie ono odróżnia JDG od innych form przedsiębiorstw, na przykład spółek.

Kluczowe w prawidłowym rozumieniu specyfiki prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej jest to, że osoba, która ją prowadzi, ponosi bezpośrednie ryzyko z nią związane. To znaczy, że odpowiada swoim majątkiem za kwestie związane z działaniem firmy.

Aby mówić o spełnieniu definicji JDG, własna firma musi mieć następujące cechy:

Powyższe twierdzenia odróżniają jednoosobową działalność gospodarczą od innych form, na przykład spółek, organizacji pożytku publicznego czy jednorazowych inicjatyw.

Trzeba również wspomnieć o celach prowadzenia działalności gospodarczej (nie tylko jednoosobowej). Można je podzielić na wewnętrzne i zewnętrzne. Do pierwszej kategorii zalicza się przede wszystkim osiąganie zysku poprzez podejmowanie określonych działań.

Drugi rodzaj celów, czyli zewnętrzne dotyczą:

Wiesz już, co to jest działalność gospodarcza. Warto przyjrzeć się teraz temu, kiedy zachodzi konieczność jej założenia i czy zawsze warto to robić.

Założenie działalności gospodarczej to krok, na który decyduje się wiele osób. Samozatrudnienie wydaje się bardzo „kuszące”, ponieważ pozwala zyskać niezależność, stać się swoim własnym szefem, a często też zapewnia wyższe zarobki niż na etacie. Dużą popularnością cieszy się też formuła B2B, która bywa sposobem na uniknięcie wysokich zobowiązań podatkowych. Nie bez znaczenia dla wybrania takiej opcji zarobkowania jest także Nowy Polski Ład, który sprowokował wiele osób do poszukiwania nowych form prowadzenia działalności – korzystniejszych pod względem ponoszonych kosztów. 

Na to, czy warto zakładać jednoosobową działalność gospodarczą ma zatem wpływ wiele różnych czynników i nie jest możliwe udzielenie jednoznacznej porady bez znajomości indywidualnej sytuacji konkretnej osoby. Stąd też tak dużą popularnością cieszą się usługi doradców podatkowych, którzy pomagają znaleźć najlepsze rozwiązania w kontekście wykonywania pracy zarobkowej lub zakładania określonej formy prawnej przedsiębiorstwa.

Warto zatem przyjrzeć się temu, czy zawsze JDG to najlepszy wybór, a także jakie zalety i wady ma ten rodzaj prowadzenia biznesu.

Trzeba też mieć świadomość, że nie każdy, kto chce uzyskiwać przychody z prowadzonej działalności, musi ją zarejestrować. Zwolnione z tego obowiązku są osoby, które spełnią oba poniższe warunki:

Kwota, której nie można przekroczyć, nie jest wysoka. Jednak w niektórych przypadkach możliwość zarabiania bez rejestracji może być opłacalna. Na przykład, jeśli wykonujesz rękodzieło i sporadycznie je sprzedajesz lub w wielu innych przypadkach związanych z działaniem zarobkowym na niewielką skalę.

Zarabiając w taki sposób, czyli prowadząc nierejestrowaną działalność gospodarczą, możesz skorzystać z wielu przywilejów, w tym:

Ponadto niektóre grupy przedsiębiorców są odgórnie zwolnione z konieczności rejestracji w CEiDG. Są to między innymi rolnicy produkujący wino, osoby zarządzające agroturystyką lub prowadzące handel detaliczny produktami rolnymi.

Własna firma to dla wielu osób szansa na wyższe zarobki, możliwość nieskrępowanego realizowania swoich pomysłów, a także praktycznie całkowita niezależność od innych osób w zakresie podejmowania decyzji biznesowych. Trzeba jednak brać pod uwagę ryzyko związane chociażby z konkurencją, wysokością wkładu własnego czy zobowiązaniami fiskalnymi, które nie należą do niskich. Prowadzenie działalności gospodarczej to również konieczność dopełnienia wielu formalności, pamiętania o terminach składania dokumentów czy prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych.

Nie da się ukryć, że własny biznes nie zawsze okazuje się strzałem w dziesiątkę. Według statystyk jedynie jedna na cztery nowo założone firmy funkcjonuje powyżej roku – pozostałe są zamykane. Zanim więc podejmiesz decyzję o założeniu JDG, przemyśl wszystkie za i przeciw. Praca na etacie może być uciążliwa, jednak zapewnia spore bezpieczeństwo i wygodę. Z drugiej strony jednak założenie niewielkiej firmy nie jest obarczone tak dużym ryzykiem, aby nie można go było podjąć. Jeśli oczywiście masz dobry pomysł i solidny biznesplan.

Do plusów prowadzenia tego rodzaju firmy należą:

Natomiast należy też wziąć pod uwagę ryzyko, które przejawia się przede wszystkim w:

Jeśli zatem nie jesteś pewien, czy JDG to dobry wybór dla Ciebie, przemyśl wszystkie powyższe kwestie. Warto również porozmawiać z księgowym, doradcą podatkowym lub zaufaną osobą, która prowadzi własną firmę i może Ci szczerze doradzić.

Samo założenie działalności gospodarczej nie jest skomplikowane. Większość czynności można wykonać przez Internet, choć trzeba przygotować się również na kilka formalności i złożenie wymaganych dokumentów.

Pierwszym krokiem jest zarejestrowanie działalności w CEiDG. Wypełnienie formularza umożliwia uzyskanie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Można to zrobić na stronie Ministerstwa Finansów lub poprzez ePUAP. Dzięki temu nie trzeba wysyłać dokumentu pocztą, tylko można podpisać go on-line za pomocą profilu zaufanego.

Można także wybrać inne sposoby, czyli złożyć wniosek:

Jeśli pomyślnie złożyłeś wniosek, sprawdź, co powinieneś zrobić w następnej kolejności.

Kolejnymi obowiązkami świeżo upieczonego przedsiębiorcy są uzyskanie numeru Regon oraz Numeru Identyfikacji Podatkowej.

Jeżeli w momencie zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej przyszły przedsiębiorca miał już numer NIP, nie ulega on zmianie. Jeśli jednak w chwili składania druku rejestracyjnego CEIDG-1 nie ma się NIP-u, zostanie on nadany po rejestracji. Jest on niezbędny do celów podatkowych – na przykład przy rozliczaniu podatku od towarów i usług.

Z kolei numer REGON stanowi podstawowy element w kontaktach z urzędem skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Trzeba go także używać przy okazji rozliczeń oraz zawierania umów. REGON powinien też znaleźć się na wszystkich pieczęciach firmowych (wraz z numerem NIP, adresem i pełną nazwą firmy).

Nadanie powyższych numerów osobie rozpoczynającej prowadzenie JDG odbywa się automatycznie – podczas wpisywania do CEiDG. Nie trzeba zatem składać żadnych dodatkowych wniosków.

Klasyfikacja PKD to kolejna kwestia, z którą zetknie się każda osoba chcąca założyć własną firmę. PKD, czyli Polska Klasyfikacja Działalności, to umownie przyjęty system zawierający symbole i nazwy poszczególnych rodzajów czynności wykonywanych w ramach prowadzenia działalności gospodarczej.

Służy ona temu, by daną firmę można było łatwo skategoryzować, czyli przyporządkować do danej grupy działalności. Instytucje państwowe wykorzystują PKD między innymi do opracowywania różnego typu bilansów, zestawień i porównań. Jest to więc rejestr służący przede wszystkim do celów statystycznych.

Każdy przedsiębiorca powinien ustalić numery PKD, które odpowiadają zakresowi wykonywanych przez niego czynności. Warto robić to z rozmysłem, ponieważ zgodnie z przepisami nie można świadczyć usług, które nie są zbieżne z kategoriami zadeklarowanymi podczas zakładania firmy.

W przypadku trudności z określeniem właściwych numerów (dzieje się tak często, jeśli wykonuje się mniej typową działalność), można użyć wyszukiwarki PKD dostępnej na stronie rządowego serwisu informacyjno-usługowego dla przedsiębiorcy. Dzięki temu można prawidłowo zakwalifikować świadczone przez siebie usługi lub sprzedawane towary.

Kolejną decyzją, przed jaką staje przedsiębiorca otwierający firmę, jest wybór formy opodatkowania. Co ważne, nie można kierować się przy tym wyłącznie zasadą opłacalności, ponieważ nie wszystkie formy są dostępne dla każdej działalności. Warunkiem możliwości skorzystania z konkretnej formy może być rodzaj sprzedawanych towarów czy świadczonych usług lub wysokość przychodu w skali roku.

Wśród najczęściej wybieranych sposobów rozliczania się z fiskusem znajdują się:

Skala podatkowa jest najbardziej typowym sposobem obliczania należności fiskalnych. Nie jest objęta żadnymi obostrzeniami, dlatego może z niej skorzystać każdy przedsiębiorca. Zgodnie z zasadami ogólnymi przyjmuje się dwustopniową skalę – 17% (do momentu przekroczenia kwoty 120 000) i 32% (nadwyżka ponad 120 000).

W przypadku skorzystania ze skali podatkowej podatnik jest zobowiązany prowadzić księgę przychodów i rozchodów. Na koniec roku podatkowego należy sporządzać spis z natury, wykazując w nim nabyte towary i materiały.

Podatek liniowy przewiduje z kolei stałą stawkę podatkową, która wynosi 19% od dochodu, niezależnie od jego wysokości. W tym przypadku osoba prowadząca JDG również wypełnia podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Ryczałt ewidencjonowany jest dostępny wyłącznie dla przedsiębiorców, którzy spełniają określone warunki. Mogą z niego skorzystać osoby, które uzyskały przychody jedynie z działalności prowadzonej samodzielnie, w wysokości nieprzekraczającej 2 000 000 euro (w 2022 limit ten wynosi 9 188 200 zł).

Karta podatkowa to najbardziej uproszczona forma naliczania podatku dochodowego. W tym przypadku nie ma konieczności prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, ponieważ fiskusa interesują wyłącznie przychody firmy – to one stanowią podstawę do ustalenia stawki podatku. To rozwiązanie jest polecane szczególnie tym firmom, które mają małe koszty uzyskania przychodu.

Koszty w jednoosobowej działalności gospodarczej są zagadnieniem, które jest niezwykle istotne dla każdego przedsiębiorcy. Jest tak przede wszystkim dlatego, że takie wydatki można odliczać od podatku dochodowego, tym samym obniżając kwotę konieczną do przekazania fiskusowi.

Koszty w firmie jednoosobowej można podzielić na stałe i niestandardowe. Do tych, które ponosi niemal każdy przedsiębiorca, można zaliczyć następujące elementy.

Koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej to także wydatki niestandardowe, czyli ponoszone okazjonalnie. Może do nich należeć na przykład zakup narzędzi (jednak tylko wtedy, gdy taki wydatek jest uzasadniony z racji rodzaju prowadzonej działalności). To także zakup mebli biurowych, szkoleń, kursów, oprogramowania i wielu innych dóbr, niekoniecznie materialnych.

Jeśli masz wątpliwości, jak prawidłowo rozliczać koszty w firmie jednoosobowej, skorzystaj z pomocy księgowego. Warto pamiętać, że odliczać od podatku można jedynie te wydatki, które rzeczywiście są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością. W przeciwnym razie można narazić się na odpowiedzialność karno-skarbową, łącznie z wysoką grzywną. Nie warto ryzykować.

Rozpoczęcie prowadzenia działalności gospodarczej może być punktem zwrotnym w karierze zawodowej. Może przynieść wiele satysfakcji, a przede wszystkim zysków. Aby jednak ograniczyć ryzyko związane z prowadzeniem biznesu, warto pomyśleć o dobrze dopasowanym ubezpieczeniu firmowym.

Ubezpieczyciele oferują polisy uniwersalne, takie jak na przykład  ubezpieczenie majątku firmy od strat – wywołanych na przykład pożarem lub kradzieżą. Przedsiębiorcy mogą także zdecydować się na polisę dopasowaną do konkretnych potrzeb. Przykładowo, jeśli prowadzisz firmę przewozową, dobrze jest zadbać o bezpieczeństwo floty pojazdów, a także wykupić  ubezpieczenie cargo – chroniące przewożone ładunki.

Możliwości jest bardzo dużo, dlatego bez trudu można dobrać polisę do konkretnych potrzeb. Warto to zrobić, aby móc skupić się na rozwoju swojego biznesu i ograniczyć ryzyko strat do minimum.