ZAP-3 – co to jest i kiedy trzeba złożyć formularz?

Druk ZAP-3 służy do zgłoszenia rachunku bankowego do urzędu skarbowego lub innych danych identyfikacyjnych podatnika. Wypełnia się go przede wszystkim wtedy, gdy zmieniło się numer konta bankowego, adres zamieszkania czy korespondencji. Taki formularz można złożyć w dowolnym terminie. Dostępnych jest kilka sposobów, za pomocą których można to zrobić – osobiście i on-line. Sprawdź, jak wypełnić druk ZAP-3 i jak można to zrobić bez konieczności odwiedzania siedziby urzędu.

ZAP-3 jest urzędowym formularzem, który służy do zgłaszania do urzędu skarbowego ważnych zmian danych o podatniku. Według przepisu powinno się tego dokonać w ciągu 7 dni od momentu zmiany. To ważne szczególnie w przypadku zmiany adresu zamieszkania. Jednak, jeśli chodzi o zmianę numeru konta, można poinformować urząd w innym terminie np. przed złożeniem rocznego zeznania PIT. 

Zobacz również: Jak rozliczyć PIT przez internet krok po kroku

Druk ZAP-3 służy do zgłoszenia następujących danych:

Według statystyk prowadzonych przez fiskusa podatnicy najczęściej wykorzystują ten formularz, aby poinformować urząd o zmianie numeru rachunku bankowego, na który ma być dokonywany zwrot podatku lub nadpłaty. Zmian dokonuje się na podstawie złożonego zeznania rocznego. W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest to PIT-37.

Zgłoszenie aktualizacyjne ZAP-3 dotyczy wyłącznie osób fizycznych, które są podatnikami. Nie dotyczy ono na przykład firm będących płatnikami VAT. W przypadku przedsiębiorców przepisy przewidują inną procedurę działania.

Druk ZAP-3 może złożyć osoba, która spełnia poniższe warunki:

Wątpliwości może budzić punkt dotyczący nie bycia płatnikiem podatków, a jednocześnie bycia podatnikiem. Warto wiedzieć, że w świetle przepisów płatnikiem podatku jest podmiot, który odprowadza je w imieniu podatnika. Jest to na przykład pracodawca, który rozlicza z fiskusem swojego pracownika. W tym przypadku można mówić o tym, że osoba zatrudniona jest podatnikiem, natomiast pracodawca – płatnikiem podatków.

Zgłoszenie aktualizacyjne osoby fizycznej będącej podatnikiem mogą zatem złożyć jedynie osoby, które nie zatrudniają pracowników, ani nie prowadzą firmy.

Druk ZAP-3 służy do zmian prostych danych. Składają je osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, dlatego więc podstawowym numerem identyfikacyjnym, którym operuje się na tym formularzu jest PESEL. Pozostałe formularze aktualizacyjne opierają się natomiast na numerze NIP. Są to np. druk NIP-8, NIP-2 (dla spółek i podmiotów z KRS) czy CEIDG-1 (dla jednoosobowej działalności). 

Wiesz już, że druk ZAP-3 składa się po to, by powiadomić urząd skarbowy o zmianie istotnych danych. Przeczytaj więcej na ten temat.

Nieważne, czy przeprowadzasz się do nowej dzielnicy, czy do innego miasta – musisz powiadomić o tym urząd skarbowy, składając druk ZAP-3. Według przepisów osoby prowadzące działalność gospodarczą mają na to 7 dni, jednak osoby fizyczne nie muszą mieścić się w tym terminie. Wystarczy zrobić to przy okazji składania następnej deklaracji PIT.

Konieczność zmiany adresu zamieszkania w urzędzie skarbowym wynika z art. 9 ust. 1d Ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zgodnie z brzmieniem tego artykułu – za aktualizację uznaje się między innymi podanie przez podatnika aktualnego adresu miejsca zamieszkania w składanej deklaracji lub innym dokumencie związanym z obowiązkiem podatkowym.

By przesłać Ci nadpłatę podatku na konto bankowe, urząd musi mieć aktualny numer rachunku. Jeśli zmieniałeś bank lub chcesz aby pieniądze wpłynęły na inne konto, musisz przesłać do urzędu druk ZAP-3. Najlepiej zadbać o to przed złożeniem rocznego zeznania PIT. 

Zgłoszenia nowego numeru konta bankowego do urzędu skarbowego, podobnie jak poinformowanie o nowym adresie, można dokonać zarówno w zeznaniu PIT-37 (wypełniając formularz ręcznie lub za pomocą platformy e-pit), jak i na drukach ZAP-3.

Pierwszy sposób jest nieco łatwiejszy, ponieważ nie wymaga wypełniania dodatkowych dokumentów, natomiast przesłać druk ZAP-3 można w każdej chwili. W niektórych sytuacjach może to okazać się bardzo przydatne. Warto także wiedzieć, że taki formularz może złożyć osoba reprezentująca podatnika, np. opiekun prawny, kurator, pełnomocnik określony w pełnomocnictwie.

A co w przypadku, jeśli urząd skarbowy nie zostanie poinformowany o numerze konta, na jakie ma dokonać zwrotu podatku? Czy wówczas wypłata jest wstrzymana? Na szczęście nie. Nawet jeśli nie podasz numeru konta, otrzymasz nadpłatę. Zostanie Ci przekazana tradycyjnym przekazem pocztowym w gotówce.

Zawsze, kiedy zmieniasz numer telefonu kontaktowego lub adres e-mail, zaktualizuj dane w urzędzie, wypełniając druk ZAP-3. 

Co istotne, formularza tego nie trzeba składać w przypadku zmiany nazwiska. Takie dane są automatycznie odnotowywane w rejestrze PESEL, do którego urzędnicy mają dostęp.

Są trzy drogi. Możesz udać się do urzędu osobiście, złożyć druk ZAP-3 online (elektronicznie) lub wysłać go pocztą tradycyjną. Dowiedz się więcej na temat tego, jak złożyć ZAP-3.

Od maja 2021 roku możliwe jest wypełnianie druku ZAP-3 elektronicznie. Można to zrobić na stronie e-Urząd Skarbowy. Zmiana adresu zamieszkania w urzędzie skarbowym przez ZAP-3 online jest bardzo wygodną formą kontaktu z instytucją.

Jak to zrobić krok po kroku?

Po wypełnieniu i przesłaniu formularza otrzymasz UPO, czyli urzędowe potwierdzenie odbioru. Warto je zachować na wypadek, gdyby wystąpiły jakiekolwiek nieprawidłowości i urzędnik chciałby się z Tobą skontaktować.

Zobacz więcej: Profil zaufany – logowanie, usługi i korzyści

To tradycyjna forma składania formularzy podatkowych. Najpierw należy zdobyć druk. Można go pobrać w urzędzie lub ze strony: https://www.podatki.gov.pl/media/meiajbtb/zap-3-form.pdf. Po wypełnieniu druku, trzeba go złożyć w biurze podawczym właściwego dla miejsca zamieszkania urzędu skarbowego. Warto poprosić o potwierdzenie złożenia dokumentu w formie kopii z odpowiednim stemplem.  

Tak. Wybór tej opcji jest przydatny w przypadku osób, które nie mogą stawić się w urzędzie osobiście, a także nie czują się na siłach, by wypełniać formularz elektronicznie. W tym przypadku także trzeba najpierw zdobyć formularz – z urzędu lub wydrukować w domu po pobraniu go ze strony internetowej. Po wypełnieniu i podpisaniu formularza, należy go wysłać listem poleconym na adres właściwy urzędu skarbowego. Data stempla pocztowego jest równoznaczna z datą złożenia dokumentu. Warto więc zachować potwierdzenie nadania listu.   

Zgłoszenie aktualizacyjne ZAP-3 składa się z części, którą należy wypełnić każdorazowo oraz z pozycji, które wypełnia się w zależności od tego, jakie dane mają zostać zmienione. Przyjrzyj się wzorowi ZAP-3, aby dowiedzieć się, gdzie wpisywać poszczególne informacje.

Część obowiązkowa (wypełnia się ją niezależnie od tego, jakie dane chcesz zaktualizować):

Część, którą wypełnia się w zależności od potrzeb:

By nie pomylić się podczas wpisywania numeru rachunku bankowego, najlepiej dwukrotnie sprawdzić numer przed wysłaniem. Podczas wypełniania formularza ZAP-3, trzeba wpisać pełny numer IBAN. Zaczyna się on od kodu kraju (dla Polski to “PL”) oraz ciągu 26 cyfr. Jeśli popełnisz chociażby jeden błąd, przelew się nie powiedzie. Z kolei w przypadku konta zagranicznego, trzeba podać dodatkowo kod SWIFT/BIC banku.

Pamiętaj, że możesz podać tylko numer konta, którego jesteś właścicielem lub współwłaścicielem. Urząd może odmówić realizacji przelewu na rachunek, do którego masz tylko dostęp. 

Pola i dane w formularzu ZAP-3 muszą zostać wpisane bezbłędnie. Zapoznaj się z listą najczęściej popełnianych błędów, by móc ich uniknąć:

Chociaż nie jest ono zazwyczaj obowiązkowe, warto je mieć! Zapraszamy do naszych agentów! Ubezpieczenie firmy kupisz na naszej infolinii i w placówkach. Zostaw nam swój numer telefonu lub odwiedź jedno z naszych biur i pozwól naszym doradcom ubezpieczeniowym dobrać ochronę do Twoich potrzeb.