Wszystko, co powinieneś wiedzieć o rozliczeniu kilometrówki w 2022 roku

W przypadku, gdy firma zatrudnia pracowników, którzy w celach zawodowych muszą czasem użyć własnego samochodu, należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Dowiedz się, jak powinieneś rozliczać kilometrówkę zgodnie z przepisami obowiązującymi w 2022 roku.

Ewidencja przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówka jest prowadzona przez pracodawcę wtedy, gdy w ramach obowiązków służbowych pracownik musi dojechać do innego punktu lub udać się w delegację, wykorzystując do tego swój prywatny samochód. Co ciekawe, dotyczy to również pojazdów, które nie są uwzględnione jako środki trwałe albo są używane na podstawie najmu długoterminowego. Ewidencja przebiegu pojazdu musi być także prowadzona, gdy płatnik odlicza pełen VAT od zakupionego auta czy leasingu. Wynika to z tego, że 100 proc. odliczenia jest możliwe tylko wtedy, gdy pojazd w całości jest wykorzystywany tylko do celów firmowych. 

Pierwsze pytanie, jakie można usłyszeć od pracownika, gdy ma wykorzystać swój prywatny pojazd do celów służbowych, brzmi: “Ile wynosi stawka za km?” W 2022 roku zgodnie z rozporządzeniem stawki wynoszą:

Pracodawca jest zobowiązany do rozliczenia kilometrówki zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem i stawkami za kilometr. Warto również pamiętać, że firma ponosi odpowiedzialność finansową za koszty związane z trasą, czyli wszelkie opłaty postojowe lub autostradowe. Pracownik musi jednak okazać dowód zapłaty za nie. Należy także wiedzieć o tym, że pracownik może używać swojego prywatnego pojazdu w ramach ustawowego limitu miesięcznego. Jego wysokość jest zależna od tego jak duża jest miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy. W związku z tym pracownik miesięcznie może pokonywać maksymalnie:

Większe limity dotyczą pracowników służby leśnej lub pojazdów, które wykorzystano podczas przeprowadzania akcji ratowniczych oraz w innych uzasadnionych okolicznościach. 

Gdy ze względu na obowiązki służbowe pracownik przekroczy limit wypłacenia kilometrówki, należy przenieść nadwyżkę do wypłaty na kolejny okres rozliczeniowy. Warto jednak odpowiednio organizować ewentualne podróże pracownika samochodem prywatnym, gdyż w razie comiesięcznego przenoszenia nadprogramowego kosztu kilometrówki, może dojść do sytuacji, gdy nadejdzie koniec roku podatkowego. Wtedy nie będzie możliwe przeniesienie nadwyżki. Po stronie pracodawcy więc zostaje zorganizowanie trasy i wyjazdów pracownika w taki sposób, aby zminimalizować ryzyko wygenerowania nadwyżki za kilometrówkę. Jeśli jednak tak się zdarzy, firma powinna wypłacić nadprogramowe kilometry jako wynagrodzenie inne. 

Podróż służbowa i kilometrówka to osobne zagadnienia, które mogą się ze sobą łączyć, np. wtedy gdy pracownik zostaje oddelegowany do miejsca znajdującego się poza miejscowością, w której pracuje i ma tam dojechać prywatnym samochodem, motocyklem czy motorowerem. Wtedy pracodawca powinien rozliczyć kilometrówkę. Ponadto podróż służbowa może rodzić obowiązek wypłacenia diety. Wszystko zależy od tego, jak długo trwa oddelegowanie:

Warto pamiętać, że podczas każdej rozpoczętej dobry mają zastosowanie te same zasady, czyli gdy specjalista X pracujący w Katowicach wyjedzie w podróż służbową do Sosnowca i spędzi tam jeden dzień i 5 godzin, wtedy zostanie mu wypłacona pełna dieta, ale tylko za pierwszy dzień. Ta sytuacja nie ma zastosowania, gdy pracownik jest oddelegowany do pracy w miejscu swojego zamieszkania. Oprócz tego dietę może zmniejszyć sytuacja, gdy pracodawca zapewnia bezpłatne wyżywienie. Przy dłuższych podróżach służbowych, pracodawca powinien wypłacić również ryczałt za nocleg, jeśli nie jest zapewniony darmowy. Podsumowując za podróż służbową, którą pracownik odbywa prywatnym środkiem lokomocji, firma będzie zobowiązana wypłacić kilometrówkę, dietę oraz ryczałt w razie noclegu.

Może się zdarzyć także konieczność wyjazdu służbowego za granicę, a pracodawca ma prawo wyrazić zgodę na skorzystanie w celach zawodowych z samochodu prywatnego. Warto jednak pamiętać, że nadal będą mieć zastosowanie ustawowe stawki za kilometr, chyba że pracodawca zawarł inne, wyższe stawki w układzie zbiorowym. W tym przypadku należy wiedzieć, że choć kilometrówka bazująca na kwotach nie jest opodatkowana, to już wartości powyżej ustawowych stawek za kilometr będą traktowane jako przychód dla pracownika, a więc podlegają opodatkowaniu. Dodatkowo w przypadku podróży służbowej zagranicznej pracownikowi przysługuje dieta:

Wysokość diety zagranicznej jest uzależniona od kraju docelowego podróży służbowej. 

Część firm zamiast kilometrówki, wypłaca pracownikowi comiesięczny ryczałt. Ma to zastosowanie wtedy, gdy z góry wiadomo, że zatrudniony będzie wykonywać miesięcznie daną liczbę podróży służbowych z wykorzystaniem swojego prywatnego samochodu. Ryczałt jest przyznawany w ramach konkretnego limitu kilometrów. Do wyliczenia kosztu ryczałtu stosowana jest ustawowa stawka za kilometr. W przypadku, gdy pracownik jest w danym miesiącu na zwolnieniu lekarskim lub przebywa na urlopie, ryczałt zostanie proporcjonalnie zmniejszony. Co ciekawe, można również wymienić inną sytuację, gdy pracownik używa samochodu służbowego do celów prywatnych. Wtedy to zatrudniony będzie potrącony ryczałt w wysokości:

Natomiast w przypadku, gdy pracownik nie jest w stanie korzystać z samochodu służbowego w celach prywatnych, bo jest on np. w naprawie, to wtedy kwota ryczałtu jest proporcjonalnie mniejsza.

Sytuacja na drodze może być nieprzewidywalna. Kolizja podczas podróży służbowej nie jest niczym wyjątkowym i po prostu się zdarza. Kto wtedy ponosi odpowiedzialność za koszty związane z naprawą samochodu? Jeśli kolizja nie była spowodowana brawurą pracownika w prowadzeniu samochodu, wtedy takie zdarzenie jest uznawane za wypadek w pracy. Poszkodowanemu pracownikowi przysługuje zwolnienie lekarskie w wysokości 100 proc. od podstawy wymiaru. Ponadto pracownik może domagać się od pracodawcy odszkodowania.

Formularz rozliczeniowy kilometrówki wygląda podobnie zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, który odlicza 100 proc. VAT-u od samochodu w celach firmowych. Na druku powinny znaleźć się następujące informacje

Prawidłowo wypełniona ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać wymienione dane.

Samochody ciężarowe, czyli takie, które przekraczają wagę 3,5 tony, nie wymagają prowadzenia kilometrówki. Osoba prowadząca firmę i korzystająca z takiego pojazdu ma prawo do odliczenia pełnego podatku dochodowego a płatnicy VAT – 100 proc. podatku od towarów i usług. Można odliczyć wszystkie wydatki związane z używaniem samochodu ciężarowego na działalność firmy, czyli tankowanie czy naprawy pojazdu.

Jako ciekawostkę można potraktować fakt, że kilometrówka ma zastosowanie nie tylko w firmie, czy gdy pracownik wykorzystuje swój prywatny samochód do celów służbowych. Może również zdarzyć się sytuacja, że osoba wezwana do sądu, prokuratury lub na komisariat policji w charakterze świadka może ubiegać się o zwrot kosztów za przejechane kilometry. Ma to zastosowanie, gdy miejsce stawiennictwa znajduje się poza miejscowością, w której mieszka osoba wezwana. Osoba, która została wezwana do stawiennictwa, może dojechać zarówno swoim prywatnym samochodem, jak i publicznymi środkami transportu. W sytuacji, gdy została wybrana pierwsza możliwość, świadek zobowiązany jest przedstawić kilometrówkę. Instytucja państwowa wypłaca zwrot kosztów dojazdu według urzędowych stawek za kilometry. W momencie, gdy świadek wybrał publiczne środki transportu, wtedy powinien przedstawić bilety. Oprócz tego osoba wezwana może się starać również o zwrot kosztów związanych z dojazdem, takich jak:

Zwrotu za dojazd do sądu nie otrzymają osoby oskarżone, chyba że zostaną oczyszczone z zarzutów.

Niektóre branże są kojarzone z podróżami służbowymi bardziej niż inne. Kontrolerzy jakości, pracownicy agencji pracy czy specjaliści ds. obsługi klienta to zawody, w których dojazd do klienta czy podwykonawcy nie należy do rzadkości. Warto zadbać o obowiązkowe ubezpieczenie OC samochodu, a właścicielom firm dysponującym samochodami służbowymi z pewnością przyda się ubezpieczenie floty.