Urlop okolicznościowy w związku ze śmiercią bliskich, ślubu i narodzin dziecka — zasady przyznawania

Pracownik ma prawo otrzymać dodatkowe dni wolne od pracy, które są następstwem szczególnych okoliczności. Ważne jest, aby dotyczyły one samego pracownika lub osób mu najbliższych spokrewnionych z nim pierwszego stopnia bądź spowinowaconych i przysposobionych. Liczba dni należnego urlopu jest uzależniona od stopnia pokrewieństwa. Dni te zwyczajowo zwane urlopem okolicznościowym w literze prawa określa się zwolnieniem od pracy.

Urlop okolicznościowy zwalnia pracownika od obowiązku świadczenia pracy na rzecz pracodawcy, jednakże koniecznym jest jego rzetelne oraz wiarygodne uzasadnienie i usprawiedliwienie.

Kwestie związane z udzielaniem urlopu okolicznościowego są zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. W myśl zapisu § 15. tego dokumentu:

Istotną informacją jest też to, iż wymiar przysługujących dni urlopu okolicznościowego nie jest zależny od etatu pracownika. Nie ma znaczenia, czy pracownik zatrudniony jest na pół, ¾ bądź cały etat. W każdym przypadku liczba dni wolnych określonych w rozporządzeniu jest stała i nie zmienia się.

Co ważne, przysługujące dni wolne przysługują tylko i wyłącznie pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę na zasadzie wyboru, mianowania lub powołania oraz pracującemu na podstawie spółdzielczej umowy o pracę.

Urlop okolicznościowy nie należy się osobom zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. W tym przypadku pracownik musi z pracodawcą uzgodnić kwestię urlopu i jego warunków.

Przepisy prawa przewidują urlop w wymiarze jednego lub dwóch dni w związku ze śmiercią najbliższych osób. Są to krewni w linii prostej pierwszego i drugiego stopnia oraz krewni w linii bocznej drugiego stopnia.

Zgodnie z Kodeksem pracy urlop okolicznościowy nie pozbawia pracownika prawa do wynagrodzenia. Wynagrodzenie wylicza się w ten sam sposób jak w przypadku urlopów wypoczynkowych. Wykorzystany urlop jest płacony przez pracodawcę, a sam sposób naliczenia wynagrodzenia za ten okres określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy w §5 ust. 1:

Przepisy prawa nie dają jednoznacznej odpowiedzi, do kiedy należy wykorzystać urlop okolicznościowy. Okres na jego wykorzystanie zależy nie tylko od samego zaistniałego faktu śmierci osoby bliskiej, narodzin dziecka, czy ślubu pracownika bądź jego dziecka.

Można z niego skorzystać również do wykonania szeregu czynności, które mają bezpośredni związek z zaistniałą szczególną okolicznością w życiu pracownika. Mogą to być formalności związane z przygotowaniem ślubu, załatwianiem formalności urzędowych związanych z pogrzebem bądź urodzeniem dziecka. Ważne jest, aby uzasadnienie urlopu było logiczne i zasadne oraz bezpośrednio związane z głównym powodem wolnego.

Niewykorzystany urlop okolicznościowy przepada i nie przechodzi na kolejny rok. Dodatkowo pracownik nie może mieć podstaw, aby zażądać takiego urlopu od swojego pracodawcy, jeśli upłynął długi okres od zaistniałej wyjątkowej sytuacji życiowej pracownika, a on sam nie może wykazać żadnych obowiązków z nimi związanych.

W sytuacji, gdy pracownikowi przysługują dwa dni urlopu, nie musi on wykorzystać ich jeden po drugim. Ważne jest jednak odpowiednie uzasadnienie takiego wyboru.

Urlop okolicznościowy nie jest zaliczany do dni urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni roboczych. Dni wolne od pracy można wykorzystać więc nawet w sytuacji, gdy wykorzystany został w całości urlop wypoczynkowy. Jeśli pracownik, mimo posiadania prawa do urlopu okolicznościowego, z pewnych powodów z niego nie skorzystał, nie może liczyć na otrzymanie ekwiwalentu pieniężnego w zamian.

W myśl § 15. RMPiPS z dnia 15 maja 1996 r. pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu okolicznościowego na wniosek pracodawcy. Urlop ten nie jest udzielany automatycznie, sam pracodawca nie wychodzi z jego inicjatywą. To pracownik zainteresowany dodatkowym dniem wolnym musi wystąpić o taki urlop, składając wniosek i odpowiednie dokumenty.

Istnieją jednak sytuacje, kiedy pracodawca może odmówić urlopu okolicznościowego. Jeśli argumentacja pracownika jest nierzeczowa, nie ma bezpośredniego związku czasowo-funkcjonalnego pomiędzy zdarzeniem wyjątkowym a terminem dnia wolnego, albo upłyną długi okres od zaistniałego zdarzenia, pracodawca może podjąć decyzje o odrzuceniu wniosku urlopowego. Pracownik zawsze może nie zgodzić się z taką decyzją i skierować pozew do Sądu Pracy w sprawie naruszenia prawa pracy przez pracodawcę.

Zdarzają się sytuacje, kiedy pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim znajdzie się w wyjątkowej sytuacji życiowej, przez którą w świetle prawa przysługuje mu urlop okolicznościowy. Może on po powrocie do pracy zawnioskować o dni wolne. Ważne jest, aby termin urlopu był związany czasowo bądź funkcjonalnie z zaistniałą sytuacją np. śmiercią ojca (formalności urzędowe, budowa pomnika na cmentarzu, rozliczenie sali weselnej itp.).

Analogiczna sytuacja występuje w czasie trwania zwolnienia lekarskiego na opiekę nad chorym dzieckiem. Więcej o tej formie czasowego zwolnienia z obowiązków służbowych znajdziesz w poradzie: Zwolnienie na chore dziecko – wszystko, co musisz wiedzieć.

W sytuacji nagłej, gdy śmierć bliskiej osoby pracownika miała miejsce w trakcie jego urlopu wypoczynkowego, może on zaraz po powrocie z urlopu wypoczynkowego wnioskować o urlop okolicznościowy na uregulowanie zobowiązań związanych z całą procedurą pogrzebową. W sytuacji, gdy szczególne wydarzenie nastąpi w trakcie trwania urlopu wypoczynkowego, pracownik nie może z tego tytułu otrzymać dodatkowego wynagrodzenia, ani nie przysługują mu dodatkowe dni urlopu wypoczynkowego.

Urlopu okolicznościowego nie można wykorzystać na dni wolne od pracy z powodu otrzymania:

Pracownik może poprosić przełożonego o wystosowanie odpowiedniego zaświadczenia. Na jego podstawie może on ubiegać się o rekompensatę pieniężną za bezpłatny dzień w pracy w danym organie czy urzędzie.

Pracownik, który chce skorzystać z przysługującemu mu urlopu okolicznościowego, musi dopełnić wymaganych formalności.

Pierwszą i priorytetową rzeczą jest poinformowanie swojego pracodawcy o zaistniałym fakcie. Najlepiej to zrobić z wyprzedzeniem. Niestety możliwe jest to tylko w sytuacjach zaplanowanych związanych np. ze ślubem. Podczas pojawienia się sytuacji związanych ze śmiercią bliskich osób, pracownik może zgłosić chęć skorzystania z urlopu okolicznościowego po pewnym czasie. Ogólnie przyjmuje się, iż pracownik musi poinformować swojego przełożonego najszybciej jak to możliwe, nie później jednak niż w drugim dniu jego absencji w pracy.

Kolejnym krokiem jest złożenie wniosku o urlop w formie pisemnej zgodnie z procedurami/ wzorami/ standardami firmy.

Urlop okolicznościowy wymaga odpowiedniego udokumentowania. Pracodawca nie ma prawa żądać od swojego podwładnego dokumentu urzędowego. Oficjalnie przyjmuje się, że dokument okazywany jest pracodawcy do wglądu, podawana jest jego sygnatura akt lub przekazywana kopia oryginału. Do dokumentów dowodowych najczęściej zalicza się akty i odpisy aktów: zgonu, narodzin, małżeństwa. W przypadku samego okazania dokumentu należy sporządzić notatkę służbową. Powyższe dokumenty mogą oczywiście być dostarczone w późniejszym terminie, po złożeniu już wniosku o urlop, jednak zaraz po tym, jak pracownik otrzyma wymagane dokumenty z urzędu.

Rodzaje okoliczności, które uprawniają do skorzystania z urlopu okolicznościowego, związane są głównie z przykrymi wydarzeniami w życiu, a więc ze śmiercią najbliższych. Rozporządzenie z 15 maja 1996 roku jasno definiuje urlop okolicznościowy śmierć w rodzinie i określa ilość dni wolnych, z których pracownik może skorzystać.

W myśl obowiązujących przepisów pracownik ma prawo otrzymać urlop okolicznościowy z tytułu śmierci ojca i matki (rodziców) w wysokości 2 dni.

Prawo wyraźnie zaznacza, że urlop okolicznościowy związany z wydarzeniami w związku ze śmiercią macochy lub ojczyma jest tak samo interpretowany jak w przypadku biologicznych rodziców. Oznacza to, że pracodawca na wniosek podwładnego ma obowiązek udzielić płatnego urlopu w wysokości dwóch dni. Oczywiście w każdym przypadku pracownik powinien dopełnić niezbędnych formalności i odpowiednio udokumentować swoje żądanie urlopowe. Wymiar 2 dni przysługujących na urlop okolicznościowy — śmierć ojca, matki, ojczyma czy macochy — nie musi być wykorzystany łącznie. Można go rozdzielić np. na dzień pogrzebu i na dzień potrzebny na uregulowanie formalności urzędowych związanych ze śmiercią rodzica.

Warto pamiętać również, iż podwładny ma prawo do urlopu okolicznościowego w przypadku śmierci teścia i teściowej. W tym przypadku przysługuje mu 1 dzień wolnego. Co ważne, zgodnie z art. 61 § 1 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego stosunek powinowactwa w rodzinie nie kończy się nawet po ustaniu małżeństwa. Dla pracownika oznacza to, iż ma on prawo wykorzystać urlop okolicznościowy na wydarzenia związane ze śmiercią teścia lub teściowej nawet po ustaniu jego małżeństwa z ich dzieckiem.

W przypadku śmierci rodziców partnera lub partnerki rozporządzenie nie definiuje jasno kwestii urlopu. Urlop okolicznościowy śmierć ojca partnera/ partnerki bądź śmierć matki partnera/partnerki jest dopuszczalny w przypadku, gdy pracownik utrzymywał tę osobę za życia lub była ona pod jego bezpośrednią opieką.

Wdowa i wdowiec mają pełne prawo do skorzystania z urlopu okolicznościowego w wysokości 2 dni. Niezbędne jednak jest, aby za życia małżonkowie byli związani aktem małżeńskim cywilnym lub ślubem konkordatowym za pośrednictwem przedstawiciela związku wyznaniowego np. księdza.

Przepisy Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego jasno mówią, iż dzieci są krewnymi w linii prostej pierwszego stopnia. Zatem zgodnie z rozporządzeniem rodzicom przysługują dwa dni urlopu okolicznościowego na wypadek śmierci dziecka, ale też i pasierba czy pasierbicy.

Przepisy polskie określają krewnych w linii prostej drugiego stopnia, do których należą dziadek, babcia, wnuk, wnuczka oraz krewnych w linii bocznej drugiego stopnia (brat, siostra). W przypadku śmierci któregoś z wyżej wymienionych członków rodziny pracodawca zobligowany jest do udzielenia 1 dnia urlopu okolicznościowego na wniosek pracownika. Zwolnienie powinno być rzetelnie i jasno uzasadnione i udokumentowane.

Warto wiedzieć, iż pracownikowi przysługuje 2 dni płatnego urlopu z okoliczności ślubu własnego. Podwładny może skorzystać również z wolnego z tytułu ślubu swojego dziecka. Urlop okolicznościowy w przypadku ślubu dziecka jest przyznawany na 1 dzień. Można go wykorzystać w dniu zaślubin lub w innym dniu np. na zorganizowanie uroczystości bądź sprawy urzędowe.

Śluby bliskich osób innych niż własne dziecko nie uprawnia do urlopu okolicznościowego.

Urlop okolicznościowy z tytułu ślubuz tą samą osobą można wykorzystać tylko jeden raz. Ważne, aby ślub pociągał za sobą skutki prawne. Oznacza to, że musi być on zawarty w Urzędzie Stanu Cywilnego (ślub cywilny) lub w kościele (ślub w związku wyznaniowym). Urzędnik, bądź przedstawiciel wyznaniowy zobligowany jest na tę okoliczność sporządzić akt małżeństwa. Na tej podstawie pracownik może skorzystać z urlopu okolicznościowego.

W przypadku jeśli pracownik wykorzystał już 2 dni urlopu na okoliczność ślubu cywilnego i po upływie jakiegoś czasu zdecyduje się na ślub wyznaniowy, to na tę drugą okoliczność nie ma już prawa do urlopu. Wykorzystał on bowiem całą pulę przysługujących mu dni na ślub cywilny.

Ponadto w sytuacji, jeśli pracownik wykorzystał już urlop okolicznościowy, na który wnioskował przed dniem ślubu (organizacja wydarzenia lub inne), a do ślubu jednak nie doszło, nie ma uprawnień do urlopu okolicznościowego. Na te dni zaleca się skorzystanie z urlopu wypoczynkowego. Gdy pracownik tego nie zmieni, jego nieobecność oczywiście jest usprawiedliwiona, ale pracownik nie otrzyma za nią wynagrodzenia.

Pracownik ma prawo do dwóch dni urlopu okolicznościowego w związku z narodzeniem jego dziecka. Na tę okoliczność przysługują mu dwa dni płatnego urlopu. Przepisy mówią, iż przy jednym porodzie niezależnie od ilości urodzonych dzieci (jedno dziecko, bliźniacy itd.) podwładny może łącznie otrzymać tylko 2 dni. Dni te może wykorzystać jeden po drugim lub w odrębnych terminach. Urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia dziecka nie musi być wykorzystany w dniu narodzin lub zaraz po tym zdarzeniu. Wnioski argumentowane formalnościami związanymi z becikowym czy wizytami u lekarzy specjalistów też są akceptowane.

W rzeczywistości urlop okolicznościowy urodzenie dziecka jest wykorzystywany przez ojca, gdyż matka dziecka w okresie połogu korzysta co najmniej z obligatoryjnego urlopu macierzyńskiego w wymiarze 8 tygodni. W praktyce matka może skorzystać z dwóch dni urlopu dopiero po kilkunastu miesiącach od porodu (po wykorzystaniu innych należnych jej świadczeń). Zazwyczaj wtedy nie występuje już związek celowy i czasowy pomiędzy wolnym a narodzinami, nie można dni wolnych racjonalnie wykorzystać, a więc matka automatycznie traci prawo do urlopu okolicznościowego z tytułu urodzenia dziecka.

Dokumentem argumentującym urlop jest w tym przypadku zazwyczaj akt urodzenia lub jego odpis, który jest dostarczany do wniosku o wolne dni.

Jeden dzień urlopu okolicznościowego przysługuje również w związku z śmiercią osoby, nad którą pracownik sprawował opiekę bezpośrednią lub była ona na jego utrzymaniu. W tym przypadku pracownik ma możliwość otrzymania jednego dnia urlopu z tytułu śmierci dalszych krewnych, takich jak ciotka, wujek, stryjek, brat męża, siostra żony itp.

Urlop okolicznościowy w razie śmierci w rodzinie,  urodzenia dziecka,  ślubu własnego lub swojego dziecka to wyjątkowe sytuacje w życiu pracownika, na które państwo zwróciło uwagę i udzieliło mu dodatkowych płatnych dni wolnych w pracy. Warto znać szczegóły udzielania takiego urlopu, aby, gdy nadejdzie konieczność z ich skorzystania, być przygotowanym i nie tracić czasu na formalności, a poświęcić go rodzinie i bliskim.

Niezależnie od okoliczności zabezpiecz siebie i swoją rodzinę dzięki polisie na życie.

Porównaj oferty z pomocą naszego kalkulatora ubezpieczeń na życie, skontaktuj się z naszym doradcą telefonicznie lub znajdź najbliższą placówkę CUK Ubezpieczenia.