Ewidencja przebiegu pojazdu 2023. Jak wypełnić kilometrówkę?

W połowie stycznia 2023 r. wreszcie zmianie uległa stawka za tzw. kilometrówkę, czyli ewidencję przebiegu pojazdów. Musieliśmy na nią czekać prawie 15 lat! Poprzednie stawki obowiązywały od listopada 2007 r. Jednak dająca się dość silnie we znaki inflacja, wzrost cen paliw, ogólnie pojętego życia, a co za tym idzie kosztów eksploatacji pojazdów skłoniły rząd do aktualizacji cen. Jakie są nowe stawki? Wszystkiego o ewidencji przebiegu pojazdów dowiesz się z tego tekstu.

Potocznie nazywana kilometrówką, ewidencja przebiegu pojazdów to nic innego jak dokument, będący spisem wydatków poniesionych na auto. Obowiązek prowadzenia takiego rejestru mają przedsiębiorcy, którzy chcą skorzystać z odliczenia 100% podatku VAT od zakupu samochodu. Kolejna forma dokumentu to ewidencja przebiegu pojazdu prywatnego do celów służbowych, którą prowadzą pracownicy, używający swojego auta do wykonywania pracy.

Nowe stawki obowiązują od 17 stycznia 2023 r. Wprowadziło je Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Spójrzmy teraz, jak zmieniły się stawki za kilometrówkę. Tabela przedstawia stawki „stare” i „nowe”.

Nowością jest stosowanie kwot z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, co z pewnością ułatwia rozliczanie kilometrówki i niweluje dotychczasowe kłopoty z zaokrąglaniem.

To, jakie dane powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdów regulują przepisy prawa, a konkretnie art. 23 ust. 7 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Według niego kilometrówka powinna zawierać takie informacje, jak:

Gotową tabelę z potrzebnymi do ewidencji przebiegu pojazdu informacjami można pobrać ze strony rządowej pod linkiem: https://www.gov.pl/attachment/88fd72ae-b00b-45a9-91df-f6c257f135ec

Każdy przedsiębiorca jako czynny podatnik VAT może odliczyć 100% podatku VAT przy zakupie auta firmowego. Podpowiadamy, jak to zrobić.

Jeśli pracownik wykorzystuje do wyjazdu w delegację swój prywatny samochód, może rozliczyć się z pracodawcą na podstawie sporządzonej kilometrówki. Obowiązują te same stawki, co w przypadku klasycznej ewidencji przebiegu pojazdu prywatnego do celów służbowych.

Decydując się na wypłatę pracownikowi kilometrówki, możemy liczyć na całkowite zwolnienie z podatku dochodowego. Wydatek stanowi koszty uzyskania przychodu firmy.

Jeśli pracownik wykorzystuje do czynności służbowych swoje auto i w danym miesiącu ma zawsze stałą liczbę kilometrów do przejechania, może rozliczać się z pracodawcą na zasadzie ryczałtu. Ustalany jest on według ustawowej stawki za kilometr. Jednak co w sytuacji, jeśli pracownik zachoruje, będzie na urlopie albo samochód będzie musiał zostać odstawiony do mechanika? Wtedy proporcjonalnie do liczby dni, w których auto nie jest użytkowane do celów służbowych zmniejsza się ryczałt.

Według rozporządzenia miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne jest ustalany przez pracodawcę. Jednak limit ten nie może przekroczyć pewnego pułapu.

Tabela przedstawia limit maksymalny kilometrówki lub ryczałtu. Różni się on w zależności od liczby mieszkańców w gminie czy mieście, w którym mieszka pracownik. Nadwyżka powyżej limitu kilometrówki nie może być zaliczona przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów.

Prowadzisz firmę? Jak możesz ubezpieczyć u nas swoją firmę? Jako przedsiębiorca, posiadający samochody możesz kupić u nas ubezpieczenie floty. A może prowadzisz firmę transportową? Sprawdzimy, jakie ubezpieczenie cargo będzie dla Ciebie najkorzystniejsze. Koniecznie skontaktuj się z nami, by porozmawiać o ubezpieczeniu firmowym. Zostaw nam swój telefon, a my oddzwonimy i przedstawimy najlepsze oferty.