Na czym polega amortyzacja samochodu służbowego?

Prowadzenie działalności gospodarczej bardzo często wiąże się z posiadaniem samochodu służbowego. Wykorzystywanie samochodu w firmie znacznie ułatwia prowadzenie działalności. Przedsiębiorcom zależy jednak, aby jak najwięcej wydatków związanych z wykorzystaniem pojazdu doliczyć do kosztów firmowych. Jak wygląda rozliczenie kosztów podatkowych w przypadku samochodu służbowego? Czy sposób użytkowania pojazdu w firmie ma na to wpływ? Czy ubezpieczenie samochodu, które jest jednym z podstawowych wydatków użytkownika pojazdu, może zostać wliczone w koszty?

Przedsiębiorcy w ramach prowadzonej działalności najczęściej używają więcej niż jednego samochodu służbowego. Do zadań służbowych można wykorzystywać nie tylko pojazdy, które stanowią własność firmy. Obecnie dużą popularnością cieszą się umowy leasingowe, dzierżawa oraz użyczanie pojazdu od osób trzecich. Przedsiębiorcom, którzy decydują się na kupno samochodu firmowego i korzystają z prywatnych lub leasingowanych samochodów, zawsze zależy na odliczeniu wszelkich kosztów związanych z użytkowaniem samochodu. Mówi się wtedy o amortyzacji samochodu osobowego. Nie zawsze jest to możliwe. Żeby tego dokonać, samochód musi być przede wszystkim wprowadzony do ewidencji środków trwałych firmy. W jakich przypadkach możemy tego dokonać?

Formy własności samochodu osobowego w firmie mogą być różne. Tylko w niektórych przypadkach można wpisać samochód do ewidencji środków trwałych, co z kolei ma wpływ na możliwość amortyzacji kosztów.

W przypadku, kiedy samochód stanowi własność firmową, zostaje wprowadzony do firmowej ewidencji środków trwałych. To daje nam możliwość amortyzacji kosztów w czasie na podstawie wybranej metody i stawki amortyzacji.

W tym przypadku samochód nie jest ujmowany w ewidencji środków trwałych firmy. Uwaga! Wprowadzenie do ewidencji środków trwałych prywatnego samochodu osobowego właściciela jest możliwe. Przedsiębiorca, który jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, może wprowadzić do ewidencji środków trwałych samochód osobowy, który jest jego własnością. Wymagane jest do tego specjalne oświadczenie, które jest podstawą do sporządzenia dowodu „OT – przyjęcie środka trwałego”.

Zarządzanie środkami trwałymi będzie prostsze dzięki systemowi V-Desk, który dostarcza firma Primesoft. 

Gdy firma korzysta z leasingu operacyjnego, samochód nie jest własnością podatnika i nie jest ujęty w ewidencji środków trwałych. Wykorzystywany jest na podstawie odpowiedniej umowy leasingowej.

Leasing finansowy pozwala na wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych firmy i umożliwia dokonanie jego amortyzacji.

Żadna z tych form nie stanowi własności prywatnej lub firmowej. Pojazd wykorzystywany jest na podstawie odrębnej umowy.

Amortyzacja samochodu w firmie to zaliczenie do kosztów firmowych wartości samochodu jako środka trwałego. Oznacza to, że co miesiąc uwzględnia się w kosztach wydatki związane z zakupem samochodu. Mamy wtedy do czynienia z tzw. odpisami amortyzacyjnymi. Ich wysokość uzależniona jest od rodzaju danego środka trwałego, a w przypadku samochodów osobowych wysokość rocznych odpisów amortyzacyjnych wynosi od 20 proc. do 40 proc. w zależności od metody amortyzacji.

Amortyzacja auta w czasie może mieć miejsce tylko w momencie spełnienia określonych warunków. Wartość zakupionego samochodu nie może być mniejsza niż 10 000 zł i pojazd musi być zaliczony jako środek trwały. Kiedy to ma miejsce? Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, samochód może zostać uznany jako środek trwały pod następującymi warunkami:

W przypadku samochodu firmowego amortyzacja samochodu osobowego polega na uwzględnianiu w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej wartości pojazdu, który w tym przypadku zaliczony jest do środków trwałych i którego przewidywany okres użytkowania nie może być krótszy niż rok. Dlaczego wykorzystuje się taką formę rozliczenia? Ponieważ trudno jednorazowo odliczyć wydatki poniesione na samochód w momencie zakupu pojazdu. Amortyzacja samochodu pozwala rozciągnąć je w czasie, ale mamy tutaj do czynienia z jednym wyjątkiem. Takiemu rozliczeniu nie podlegają samochody, których wartość nie przekracza 10 000 zł. W przypadku takiego pojazdu możliwa jest jednorazowa amortyzacja samochodu osobowego, która nie wymaga rozpisania tego procesu w czasie.

Ustawodawca przewidział również pewne limity związane z wartością samochodów. Zgodnie z Ustawą o podatku od osób fizycznych za koszt podatkowy nie można uznać odpisów amortyzacyjnych od tych samochodów, których wartość przewyższa ustalone limity. W przypadku samochodów elektrycznych jest to wartość samochodu wyższa od 225 000 zł, a w przypadku pozostałych samochodów osobowych będzie to samochód powyżej 150 000 zł. By możliwe było księgowanie amortyzacji od samochodu osobowego, konieczne jest jego ujęcie w ewidencji środków trwałych firmy. Przy wyborze odpowiedniej metody amortyzacji istotny jest fakt, czy samochód osobowy jest samochodem nowym, czy używanym oraz to, czy jest to samochód eksploatowany w trudnych warunkach.

Jak to wygląda w praktyce? By dokonać amortyzacji samochodu, należy przede wszystkim wskazać właściwy numer klasyfikacji środków trwałych dla pojazdu. W przypadku samochodów osobowych będzie to numer 741. Kolejnym krokiem jest wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych. W tym celu należy ustalić wartość początkową samochodu. Jeżeli przedsiębiorca jest współwłaścicielem samochodu, będzie to kwota proporcjonalna do posiadanego udziału we własności. Przykładowo, jeżeli cena nabycia auta wynosi 120 000 zł, a właściciel firmy posiada 50 proc. udziałów we własności to wartość początkowa samochodu jako środka trwałego będzie równa 60 000. Kwota i okres amortyzacji samochodu uzależnione są od metody amortyzacji.

W przypadku samochodów osobowych istnieje kilka metod amortyzacji, które różnią się sposobem rozliczenia. Poniżej przedstawimy trzy najpopularniejsze.

Liniowa amortyzacja samochodu osobowego to sposób, który jest najczęściej stosowany w przypadku nowych samochodów. Wysokość rocznych odpisów amortyzacyjnych ustala się tu według wykazu rocznych stawek amortyzacji samochodu. Wykaz ten podaje, że podstawowa roczna stawka amortyzacyjna dla samochodów osobowych wynosi 20 proc. Liniowa amortyzacja samochodu oznacza, że w praktyce okres amortyzacji pojazdu będzie trwał 5 lat, ponieważ wtedy zamortyzowane zostanie 100 proc. jego wartości. Amortyzacja liniowa to standardowa metoda dla samochodów osobowych zakupionych na firmę.

Według jej założenia środek trwały, jakim jest tutaj samochód, zużywa się równomiernie w ciągu całego czasu użytkowania. Odpisy amortyzacyjne nowego samochodu są uwzględnione w kosztach podatkowych, począwszy od pierwszego miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym samochód został wprowadzony do ewidencji. Odpisy te są dokonywane aż do momentu, kiedy suma wszystkich odpisów zrówna się z wartością początkową auta albo samochód zostanie sprzedany lub zlikwidowany.

Przyspieszona amortyzacja samochodu skraca okres amortyzacji pojazdu. Ustawodawca dopuszcza w tym przypadku możliwość podwyższenia podstawowej rocznej stawki amortyzacyjnej przez współczynnik nie wyższy niż 1,4, ale można tego dokonać tylko w niektórych przypadkach. Jaką stawkę ma wtedy amortyzacja przyspieszona? Najwyższa stawka amortyzacyjna wynosi w tym przypadku 28 proc. Okres przyspieszonej amortyzacji samochodu skraca się więc i wynosi tylko 3 lata i 7 miesięcy, a nie tak, jak w przypadku standardowej liniowej amortyzacji 5 lat. Przyspieszoną amortyzację samochodu i podwyższenie stawki podstawowej można zastosować w stosunku do samochodów osobowych tylko w dwóch przypadkach:

Według przepisów przyspieszona amortyzacja samochodu jest stosowana wtedy, kiedy mamy do czynienia z pojazdami, które są intensywnie eksploatowane i wymagają szczególnej sprawności technicznej. Co to oznacza w praktyce? Najczęściej chodzi tutaj o pojazdy, które są używane na trzy zmiany albo pracują w trudnych warunkach terenowych, które mają wpływ na intensywniejsze zużycie pojazdu. Niestety przepisy nie definiują precyzyjnie, co oznacza używanie samochodu bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych. To przedsiębiorca powinien dokonać takiej oceny we własnym zakresie, a to może rodzić kontrowersje i czasem jest problematyczne dla podatnika.

Amortyzacja liniowa i przyspieszona amortyzacja samochodu osobowego dotyczą amortyzacji nowych samochodów. W przypadku amortyzacji samochodu osobowegoużywanego lub ulepszonego stosuje się metodę indywidualnej amortyzacji samochodu. Stawka w przypadku tego sposobu rozliczenia pojazdu w ciągu roku może wynosić 40 proc., co oznacza, że okres amortyzacji samochodu zostaje skrócony do dwóch i pół roku. 40 proc. to oczywiście maksymalna wysokość stawki.

Samochody używane i ulepszone definiowane są zgodnie z Ustawą o środkach trwałych.

Warto pamiętać, że w przypadku samochodów osobowych okres amortyzacji nie może być krótszy niż 30 miesięcy, czyli 2,5 roku. Rozpoczyna się on w momencie przyjęcia środka trwałego do użytkowania, natomiast kończy w sytuacji, gdy następuje zrównanie wartości odpisów z tytułu amortyzacji samochodu z wartością początkową pojazdu albo w momencie, gdy samochód zostanie sprzedany lub zlikwidowany.

Ustawodawca daje również możliwość wpisania samochodu osobowego w koszty jednorazowo. Kiedy możemy zdecydować się na amortyzację jednorazową samochodu? Taka amortyzacja może mieć miejsce, jeśli wartość początkowa samochodu osobowego nie przekracza 10 000 zł. Przy tym chodzi tu o kwotę netto dla podatników VAT oraz o wartość brutto dla podatników zwolnionych z VAT-u.

Do kosztów firmowych bez problemu możemy zaliczyć wydatki związane z bieżącym użytkowaniem służbowych pojazdów, takie jak paliwo czy bieżące naprawy. Nie do końca dotyczy to wydatków związanych z dobrowolnym ubezpieczeniem pojazdu. Co ciekawe, ograniczenie dotyczące zaliczania tego typu wydatków do kosztów dotyczy wyłącznie samochodów osobowych – w przypadku samochodów ciężarowych koszt ubezpieczenia podlega odliczeniu w całości.

Do kosztów firmowych w całości można zaliczyć składki ubezpieczeń obowiązkowych, czyli:

W przypadku ubezpieczenia AC, czyli ubezpieczenia pojazdu od zniszczenia w wyniku wypadku, w tym także zdarzeń losowych wartość, jaką można ująć w kosztach podlega określonemu limitowi. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeśli wartość pojazdu przyjęta do ubezpieczenia jest większa niż 150 000 zł, wówczas polisa AC podlega ujęciu w kosztach firmy jedynie w wartości proporcjonalnej do wskazanej kwoty.

Ujęcie w kosztach firmowych ubezpieczenia zależy więc od rodzaju polisy. Jeżeli potrzebujesz więcej informacji na temat możliwości ubezpieczenia samochodu, skontaktuj się z nami. Na temat samochodowych ubezpieczeń chętnie porozmawiają z Tobą pracownicy naszej infolinii lub agenci ubezpieczeniowi w placówkach CUK. Pomogą Ci wybrać najkorzystniejsze ubezpieczenie i dopasują je do Twoich oczekiwań.

Pamiętaj też, że polisę na samochód możesz wykupić online. Zapraszamy!