Jak prawidłowo złożyć wniosek o urlop? — omawiamy najważniejsze kwestie

Prawo pracy nie precyzuje obecnie, w jakiej formie należy składać swoje deklaracje urlopowe. Często procedura ta odbywa się ustnie — o ile jest to wygodne zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. W większości przypadków wymagane jest jednak, aby złożyć odpowiedni wniosek do działu kadr. Każdy zakład pracy narzuca pracownikowi przestrzeganie przyjętej odgórnie procedury. Właśnie dlatego warto przyjrzeć się adekwatnym przepisom. Postaramy się dokładnie omówić je w tym artykule, odpowiadając na najważniejsze pytania.

Istnieje wiele typów urlopów, spośród których każdy ma odrębne warunki. Dni wolne od pracy i należny wypoczynek to niezbywalne prawo każdego pracownika. Osoby od dłuższego czasu zatrudnione na podstawie umowy o pracę często nie zdają sobie sprawy, ile dni urlopowych mają do wykorzystania — jest to kwestia, którą należy odpowiednio kontrolować, ponieważ niewykorzystany urlop w wyjątkowych sytuacjach może przepaść.

Do dyspozycji pracowników są nie tylko dni wolne na odpoczynek od pracy, ale również te związane z nagłymi zdarzeniami w życiu rodzinnym czy przysługujące rodzicom po narodzinach dziecka. Każdy z nas ma też prawo wykorzystać określoną liczbę dni urlopu okolicznościowego. Najważniejsze jest jednak to, by chęć skorzystania z jakiegokolwiek urlopu odpowiednio wcześnie zgłosić swojemu pracodawcy. Wniosek o urlop na żądanie może być wypisany w późniejszym terminie, jednak nieobecność należy zgłosić tego samego dnia, w którym następuje absencja.

Do stażu zawodowego liczą się nie tylko lata przepracowane w danej firmie, ale także te spędzone na edukacji. Zgodnie z art. 155 Kodeksu pracy, na urlop przysługujący danej osobie wpływa okres nauki dotyczący:

Wniosek o urlop wypoczynkowy zazwyczaj wypisywany jest na specjalnym druku przekazywanym przez pracodawcę lub zgłaszany w aplikacji zdalnej do rozliczania pracowników. O dostęp do niej najlepiej zapytać swojego przełożonego. Jeśli pracodawca dysponuje elektroniczną platformą do deklaracji urlopowych, a pracujemy akurat w trybie zdalnym, to formalności będzie mniej. Tradycyjny wniosek o urlop okolicznościowy lub wypoczynkowy wymaga jednak odręcznego podpisu, więc o ile nie posiadamy narzędzia do wykonania go w formie elektronicznej, to pewniejszą procedurą będzie podpisanie go w siedzibie firmy.

Ile miejsc pracy, tyle zasad dotyczących tego, jak wypełnić wniosek o urlop. Prawo do płatnego wypoczynku wiąże się z tym, że możemy skorzystać z niego w dogodnym dla nas terminie — data pozostaje więc kwestią do uzgodnienia z przełożonym. Należy pamiętać jednak, że urlop powinien być wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym jako pracownicy nabywamy do niego prawo.

Pracodawca opracowuje najczęściej też tak zwany plan urlopów, który ma na celu pogodzenie interesów pracowników bez zakłócania harmonogramu pracy w danym zakładzie. Planując dłuższy urlop w gorącym okresie, takim jak majówka, okres Bożego Narodzenia czy w sezonie letnim, warto więc zgłosić swoje preferencje z odpowiednim wyprzedzeniem, by zapewnić pracodawcy możliwość sprawiedliwego rozdzielenia zadań wśród pracowników oraz zapewnienia wypoczynku każdemu z nich.

Wniosek o urlop musi przede wszystkim zawierać podstawowe dane personalne wnioskodawcy. Jest to: imię, nazwisko, nazwa stanowiska, a także dane pracodawcy, czyli nazwę firmy, która zatrudnia pracownika. W drugiej kolejności musi zostać na nim umieszczona prośba o udzielenie urlopu wraz z jego typem (wypoczynkowy, bezpłatny, okolicznościowy itp.) oraz preferowanym terminem.

Należy pamiętać, że wniosek urlopowy uwzględnia jedynie dni robocze — nieprzerwany dwutygodniowy urlop wypoczynkowy nie może więc obejmować niedziel oraz dni ustawowo wolnych od pracy. Nie wolno zapominać o wpisaniu właściwego roku kalendarzowego, w którym planujemy wykorzystać wolne. Na wniosku urlopowym musi znaleźć się również data i miejsce jego złożenia wraz z podpisem pracownika. Zasady te dotyczą wszystkich wniosków zarówno o urlop płatny, jak i bezpłatny.

Pobierz wniosek urlopowy

Wielu pracowników zastanawia się, co stanie się z pozostałymi dniami urlopowymi w momencie zmiany miejsca zatrudnienia. Prawo pracy ma określone zasady dotyczące takich sytuacji. Przede wszystkim okres wypowiedzenia daje możliwość wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego. W tej sytuacji pracodawca ma obowiązek nam go udzielić. Jeśli z jakiegoś powodu nie może być on zrealizowany we wskazanym terminie, to rozwiązaniem będzie wypłata należnego pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Zdarzają się także nagłe sytuacje, w których nie mamy czasu lub nie chcemy podawać powodu swojej nieobecności w pracy. Należy wtedy zgłosić pracodawcy tak szybko, jak to możliwe swoją absencję. W następnej kolejności potrzebny będzie też wniosek o urlop na żądanie, do którego mamy prawo 4 razy do roku. Możemy wypisać go zarówno w dniu swojej nieobecności, jak i po powrocie do pracy, pilnując, by odbyło się to do końca okresu rozliczeniowego w danym miesiącu. Sama absencja musi być natomiast zgłoszona najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy.

Jeżeli rozpoczynamy pracę u nowego pracodawcy po rozwiązaniu umowy z poprzednim, to dotychczasowy pracodawca musi wypłacić nam należny ekwiwalent (o ile urlop nie został do końca wykorzystany). U nowego pracodawcy otrzymujemy wówczas prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia (ten naliczany jest od nowa). Jeśli w tej sytuacji potrzebny jest wniosek o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, druk znajdziemy do pobrania w Internecie, o ile nie przekaże go nam sam pracodawca.

Zaległy urlop wypoczynkowy, którego nie wykorzystaliśmy u poprzedniego pracodawcy, musi być wykorzystany do końca września następnego roku kalendarzowego. Pracodawca nie może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu w wyżej wskazanym terminie, ponieważ tym samym naruszy przepisy prawa pracy. Roszczenie o udzielenie zaległego urlopu przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

W przypadku odmowy udzielenia urlopu przez aktualnego pracodawcę nie tracimy należnych nam dni urlopowych — mamy natomiast prawo do uzyskania adekwatnego ekwiwalentu. Strony mogą jednak zadecydować o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę, o ile jest ona zawarta z tym samym pracodawcą po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy.

Urlop bezpłatny jest równoznaczny z czasowym zawieszeniem stosunku pracy — nie jest jednak jego rozwiązaniem. W tym okresie zachowane są przepisy dotyczące ochrony trwałości stosunku pracy. Jeśli pracownik zdecyduje się poinformować o swoich zamiarach pracodawcę i wypisać wniosek o urlop bezpłatny, nie może zostać zwolniony. Jeśli jesteśmy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, mamy prawo korzystać ze wszystkim dostępnych typów urlopów, ponieważ gwarantuje nam to Kodeks pracy. Najczęstszym powodem, dla którego pracownicy decydują się na urlopy bezpłatne, jest fakt wykorzystania wszelkich innych płatnych form urlopu.

Urlop bezpłatny nie gwarantuje nam wynagrodzenia. Jeśli jednak zajdzie nagła potrzeba uzyskania dodatkowych dni wolnych od pracy, a w dalszej perspektywie nie chcemy rozstawać się z obecnym pracodawcą, to jest on zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem. Ma ono jednak swoje istotne wady: w okresie tym pracownik traci prawo świadczeń chorobowych (np. zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego). Pracodawca nie opłaca wtedy bowiem składek społecznych. Dlatego urlop bezpłatny powinien pozostawać jedynie ostateczną alternatywą, której nie ma sensu niepotrzebnie przedłużać.

Urlopy bezpłatne udzielane są tylko i wyłącznie na pisemny wniosek pracownika. Nie muszą też zawierać uzasadnienia. Pracodawca ma jednak prawo odmówić udzielenia takiego urlopu — co istotne, także nie musi on uzasadniać swojej decyzji. Kodeks pracy nie określa limitu czasu, w którym pracownikowi może być udzielony urlop bezpłatny. W teorii może on więc trwać zarówno kilka dni, jak i nawet kilka lat. Strony, które godzą się na ten układ, mogą jednak zastrzec sobie prawo do przerwania urlopu z ważnych powodów. Pracodawca może też wyrazić zgodę na udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego na czas wykonywania pracy u innego pracodawcy. W tej sytuacji  jest on wliczany do stażu pracy u pracodawcy udzielającego urlopu.

Pracodawca nie może skierować pracownika na urlop bezpłatny, uzasadniając decyzję np. złą sytuacją finansową firmy.W czasie jego trwania pracownik traci nie tylko prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego, ale także nie otrzymuje zasiłku:

Zarówno osoby, którym urodziło się dziecko, jak i te, które podejmują jego adopcję, mają prawo do wykorzystania urlopu macierzyńskiego. W celu jego uzyskania należy przedstawić pracodawcy odpowiednie dokumenty. Adekwatny wniosek umożliwia ustalenie wysokości zasiłku macierzyńskiego dla pracownicy. Liczba dzieci, które przychodzą na świat przy jednym porodzie lub przyjętych na wychowanie determinuje natomiast wymiar urlopu macierzyńskiego. Wniosek o urlop macierzyński musi zawierać więc powyższą informację. Wymiar urlopu przyznawanego w przypadku urodzenia lub adopcji dzieci przedstawia się następująco:

Urlop macierzyński można wykorzystać także do 6 tygodni przed przewidywaną datą porodu. Po urodzeniu dziecka pozostanie natomiast liczba dni niewykorzystanych wcześniej (aż do wykorzystania pełnego wymiaru). Następnie można ubiegać się także o zasiłek macierzyński. Jest on w pełni płatny i udzielany w różnej wysokości przez poszczególne okresy urlopu. Złożenie wniosku jest informacją dla pracodawcy o tym, w jakim okresie pracownica będzie korzystała z urlopu macierzyńskiego. Nie wypływa to jednak na wysokość zasiłku. Ten udzielany jest w wysokość 100 lub 80% - zależnie od tego, w jakim terminie został złożony wniosek o urlop rodzicielski.

Urlop macierzyński trzeba wykorzystać w całości — nie istnieje bowiem możliwość zrzeczenia się go lub zastąpienia ekwiwalentem pieniężnym. Wniosek o urlop macierzyński należy złożyć pisemnie i w odpowiednim terminie dostarczyć go pracodawcy. Oprócz danych osobowych pracownicy musi zawierać o prośbę o udzielenie urlopu wraz z jego terminem początkowym i końcowym, a także dane personalne dziecka, datę porodu oraz podpis pracownika. Po wykorzystaniu urlop macierzyńskiego rodzice dziecka mogą złożyć także wniosek o urlop rodzicielski. Trwa on w sumie 364 dni, stąd nazywany jest potocznie „rocznym” urlopem macierzyńskim, który w sumie trwa 364 dni.

Pobierz wniosek o urlop macierzyński